Als Vorstandsassistenz organisiert ihr den Arbeitsalltag von Führungskräften von großen Wirtschaftsunternehmen. Auf welche Feinheiten es bei diesem Job ankommt weisen wir euch im Folgenden hin.
Was macht eine Vorstandsassistentin?
Bevor wir starten, müssen wir kurz definieren, worüber wir reden. In der freien Wirtschaft werden zwei Ansätze für Vorstandsassistenten gelebt. Zum einen gibt es den Assistenten im klassischen Sinne von Sekretariat und administrativer Unterstützung. Der Begriff Vorstandsassistent wird jedoch auch als Trainee-Programm für Hochschul- oder MBA-Absolventen verwendet. In so einem Modus erlernt der Assistent wie die Prozesse im Unternehmen funktionieren und bekommt später eine eigene Rolle im Management. Wir sprechen über die klassische Assistenz.
Eine Vorstandsassistentin arbeitet meist in einer Aktiengesellschaft (AG) da sich alleine der Job des Vorstandes aus dem Aktiengesetz ableitet. Mal hat ein Unternehmen nur einen Vorstand (der zugleich auch Vorstandsvorsitzender ist), mal auch verschiedene Vorstände für unterschiedliche Ressorts (z.B. Personalvorstand). Wichtig: Auch andere Rechtsformen können einen Vorstand gewählt haben (wie die GmbH), der Vorstand der AG ist nur die häufigste Form. Einen Vorstand zu organisieren kann sehr aufwändig sein, weshalb sich in der Praxis verschiedene Arbeitsmodi herausgebildet haben. Mehrfach besetzte Vorstandssekretariate sind keine Seltenheit z.B. regelt eine Assistenz die Frühschicht (ab 8:00h) und eine die Spätschicht (bis 20:00h). Auch möglich sind Unterteilungen für verschiedene Aufgaben wie das Assistieren in beruflichen oder privaten Angelegenheiten. Da die Vorstandsassistentin die rechte Hand des Vorstandes ist, können die Anforderungen gar nicht unterschiedlicher sein. Ein Vorstand aus einem Unternehmen hat oft vorher eine Fachkarriere hingelegt wie im Finance Bereich, der Entwicklung oder auch Marketing – dementsprechend unterschiedlich kann auch sein/ihr Aufgabengebiet in der Vorstandsetage ausfallen. Es lässt sich festhalten, dass ihr neben der Terminplanung und Kalenderorganisation sowie weiteren klassischen Assistenzaufgaben diverse Zusatzfunktionen bekommt. Der Vorstand muss in kürzester Zeit weitreichende Entscheidungen treffen und braucht euch somit bei Recherchen, der Aufbereitung von Informationen (z.B. Management Summary) und bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen. Wenn der Vorstand eine besondere Rolle innehat wie Finanzvorstand, delegiert ihr Entscheidungen an dieses Ressort und überwacht deren Umsetzung. Eine gute Vorstandsassistenz priorisiert zudem Aufgaben und nutzt ihren Entscheidungsspielraum gut aus. Ein Beispiel: Oft klingelt das Telefon und alle möglichen Personen möchten ein Gespräch mit dem Vorstand haben – wenn ihr jeden durchstellt seid ihr die längste Zeit in dieser Position tätig gewesen. Ihr bereitet des Weiteren Sitzungen vor, protokolliert diese und verteilt die Protokolle im Empfängerkreis. Die Aufgaben können je nach Vorstand und Unternehmen mehr oder weniger umfangreich sein. Das waren nur ein paar klassische Aufgaben, das tatsächliche Tätigkeitsgebiet kann äußerst komplex ausfallen, weshalb wir hier gar nicht alles aufzählen können.
Wie werde ich Vorstandsassistentin?
Es gibt keine festgeschriebenen Zugangsvoraussetzungen, wir haben tatsächlich alles schon erlebt, inklusive einer Vorstandsassistenz ohne abgeschlossene Berufsausbildung/Studium, die in einem Pharmaunternehmen 80.000 EUR im Jahr verdient hat. Diese Beispiele sollen motivieren und zeigen, dass engagierte Menschen alles erreichen können – es ist aber nicht empfehlenswert auf so eine Chance zu pokern. Häufig haben Vorstandsassistentinnen mehrjährige Berufserfahrung in einem assistierenden Beruf wie Fremdsprachensekretärin, Partnersekretärin oder Rechtsanwaltsfachangestellte vorzuweisen. Im Normalfall sind mindestens 5-6 Jahre Berufserfahrung nötig, in der Regel sind die Sekretariate aber eher von Kolleginnen mit 8 – 10 Jahren + Berufserfahrung besetzt (Ausnahmen immer möglich!). Da derartige Positionen von Bewerbern stark nachgefragt werden, kann ein Studium helfen, sich von der breiten Masse abzuheben. Zwar passt ein Finanzstudium gut zu einem Finanzvorstand, es ist aber sehr riskant sich auf genau so einen Job vorzubereiten. Allgemeiner ausgerichtete Studiengänge wie BWL oder Wirtschaftspsychologie könnten die bessere Wahl sein.
Wieviel verdient eine Vorstandsassistentin?
Wir können keine Durchschnittswerte angeben, zumal diese sowieso nicht valide sind. Eine Vorstandsassistenz in einem kleineren Unternehmen verdient zwischen 36 – 45 TEUR, wenn sie erste Berufserfahrung hat. In größeren Unternehmen (DAX30), im Private Equity Bereich oder auch internationalen Unternehmensberatungen sind auch Gehälter von 70 – 90 TEUR möglich. Die Gehälter sind stark vom Unternehmen und der Region abhängig, der Job ist aber im Normalfall sehr lukrativ im direkten Vergleich zu einer regulären Assistenzposition.
Wo arbeiten Vorstandsassistentinnen?
Vorstandsassistentinnen finden sich deutschlandweit verteilt und sind nicht auf Metropolregionen beschränkt, wenngleich sich dort die Unternehmen dennoch konzentrieren. Durch den Föderalismus geprägt gibt es auch in kleinen Städten und unbekannten Gegenden größere Unternehmen oder Hidden Champions aus der Industrie, die Bedarf an hochqualifizierten Vorstandsassistentinnen haben. Bei den Gehältern stehen diese Unternehmen zwar meist hinter den Unternehmen in A-Lagen zurück, die Lebenshaltungskosten sind in der Region jedoch auch deutlich geringer.
Entwicklungsmöglichkeiten
Als Vorstandsassistentin spielt ihr bereits ganz oben mit, es ist schwer das noch zu toppen. In der Regel sieht man oft Assistenzen, die 10 oder 20 Jahre in so einer Position bleiben, da sie sich mit dem Vorstand gut eingespielt haben und so gut vergütet sind, dass sie es nicht für nötig erachten sich nach Alternativen umzusehen. Was erleben wir in der Praxis? Die Türen bei anderen Unternehmen, egal ob Kanzlei, Unternehmensberatung, Startup oder Fonds stehen euch danach zwar offen, es können sich aber nur wenige Unternehmen eure Bewerbung bzw. das aktuelle Gehaltsniveau leisten. Man spricht hierbei von einem goldenen Käfig.
Perspektiven
Man kann sich schwer auf eine derartige Position im Rahmen eines 3-Jahres-Plan vorbereiten. Mal kommt die Anfrage spontan, mal kann eine mutige Bewerbung die entscheidende Veränderung bringen. Wer das Ziel Vorstandsassistenz hat kann sich auch mit branchenkundigen Personalberatern vernetzen und sich bei der geeigneten Gelegenheit ansprechen lassen.
Die Zukunftsaussichten für High End Assistenzen wie der Vorstandsassistenz sind auch langfristig gut. Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit nach den Vorstellungen des Chefs zu priorisieren kann eine Software nur schwer übernehmen, derartige Posten sind von den Effekten der Digitalisierung weitestgehend sicher. Diverse Tools werden unter Garantie Einzug halten, einen langfristigen Ersatz für eine gute Vorstandsassistentin kann man aktuell schwer vorhersehen.
Schlüsselkompetenzen
Als Vorstandsassistentin müsst ihr enorm stressresistent sein, da zahlreiche Prozesse parallel gemanaged werden müssen. Da eure Führungskraft unter einem Dauerfeuer aus Anfragen steht (Presse, Fachabteilung, Aufsichtsrat usw.) müsst ihr durchsetzungsstark sein und zeigen wer der Chef ist. Eine hohe Sorgfalt gehört ebenso zu den Schlüsselkompetenzen, da falsch weitergeleitete Aufgabenstellungen weitreichende Folgen haben können.
