Eine Personalsachbearbeiterin oder auch Mitarbeiterin in der Personaladministration ist für viele häufig der erste Berührungspunkt mit Personalthemen. Warum sich diese Einstiegsposition als Ausgangspunkt für viele HR-Karrieren bewiesen hat, erfahrt ihr hier.

Was macht eine Personalsachbearbeiterin?

Die Tätigkeiten sind vielfältig, jedoch eher administrativ geprägt. Eine umfangreich eingesetzte Personalsachbearbeiterin übernimmt häufig das Bewerbermanagement, d.h. die Bearbeitung von Personalein- und austritten, die Führung von Personalakten, die Pflege von Stammdaten oder die Erstellung von Vertragsunterlagen. Oft arbeitet ihr unterstützend bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und im Bescheinigungs- und Meldewesen mit – also Korrespondenzen mit Krankenkassen oder Steuerbehörden. Um immer den Überblick über Personalveränderungen zu behalten, erstellt ihr Auswertungen und Statistiken. Ihr seid zudem oft die erste Ansprechpartnerin für eure Kollegen in allen HR-Fragestellungen. Es ist abhängig davon, ob das Unternehmen eine eigene Recruiting-Abteilung hat oder wie diese strukturiert ist. Es kann sein, dass ihr zusätzlich für das Bewerbermanagement verantwortlich seid. Dazu zählen das Versenden von Eingangs- und Zwischenbescheiden und Absagen, das Sichten und Weiterleiten von Bewerbungen inklusive Koordination von Terminen und Pflege der Bewerberdatenbank. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Gehaltsanpassungen passieren oft individuell und unterjährig, weshalb euch ein sehr gewissenhaftes Arbeiten abverlangt wird. Eine vollständige Liste an möglichen Tätigkeiten könnt ihr hier einsehen.

Wie werde ich Personalsachbearbeiterin?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenen Zugangsvoraussetzungen. Häufig möchten Unternehmen gerne kaufmännisch ausgebildete Mitarbeiterinnen (wie Bürokauffrauen, Personaldienstleistungskauffrau) oder Bewerber mit einem Personalstudium wie Personalmanagement auf solchen Positionen sitzen haben. Die IHK hat jedoch eine Weiterbildung zur Personalfachkauffrau oder Personalsachbearbeiter im Angebot, die euch hervorragend auf diesen Job vorbereiten.

Wie viel verdient eine Personalsachbearbeiterin?

Wie immer schwanken die Gehälter nach Region und Arbeitgeber. Es zeigt sich jedoch, dass die Gehälter selten die 40.000 EUR Marke überschreiten. Frisch ausgelernte Personalfachkaufleute verdienen häufig zwischen 2.800 und 3.000 EUR Brutto im Monat. Es ist auch möglich zwischen 45 und 50 TEUR in diesem Job zu verdienen, dann jedoch in sehr großen, internationalen Unternehmen mit entsprechender Berufserfahrung. Bei einigen ist die Tätigkeit als Personaladministrator jedoch nur ein Zwischenschritt für weiterführende HR-Rollen wie HR-Business Partner, Recruiting Manager oder einer Tätigkeit in der Personalentwicklung. Die Gehälter wachsen später mit den Aufgaben mit.

Wo werden Personalsachbearbeiterinnen gesucht?

Jobs für Personalsachbearbeiter sind unabhängig von großen Ballungszentren in allen Kanzleien, Steuer- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Beratungshäusern zu vergeben. Derartige Positionen gibt es allerdings eher in größeren Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitern. Das macht auch Sinn, für ein 4 köpfiges Team würde es sich nicht lohnen, einen extra Mitarbeiter für administrative Themen zu beschäftigen.

Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Nachdem ihr einige Jahre Erfahrung als Personalsachbearbeiterin gesammelt habt, könnt ihr euch auch intern für neue Aufgaben qualifizieren. Vielen Mitarbeitern macht jedoch das gewissenhafte, ordentliche Bearbeiten von Personalprozessen so viel Spaß, dass sie gar nicht wechseln möchten. Mit Zusatzqualifikationen ist es auch möglich in den Bereich Recruiting zu wechseln, insbesondere wenn man Teilbereiche wie das Bewerbermanagement schon mitbetreut hat.

Perspektiven

Ein großer Vorteil an diesem Job ist, dass man sich relativ schnell, kostengünstig und nebenberuflich das nötige Know How in Form einer Weiterbildung zur Personalfachkauffrau draufschaffen kann (sofern man keine tiefgreifende, kaufmännische Ausbildung genossen hat). Die Weiterbildung kann in unter einem Jahre in Teilzeit abgeschlossen werden. 

In den kommenden Jahren ist der Job planbar und relativ zukunftssicher. Unternehmen, Beratungshäuser und Kanzleien haben nach wie vor und auch auf absehbare Zeit einen konstant hohen Personalbedarf. Sehr langfristig gesehen ist der Job jedoch anfällig für die Effekte der Digitalisierung, da die Arbeitsabläufe standardisiert sind und sich wiederholen. Noch gibt es keine flächendeckend eingesetzte Software, langfristig könnte es automatisierte Programme geben. Ob man in diesem Job in 30 Jahren in Rente gehen kann ist unwahrscheinlich. Die Tätigkeit ist aber eine tolle Gelegenheit um sich im Personalwesen zu beweisen, Neues zu lernen und die Prozesse von Grund auf zu verstehen.

Schlüsselkompetenzen

Das Fachliche muss natürlich sitzen, um im Job langfristig erfolgreich zu sein gehört jedoch mehr dazu. Gewissenhaftigkeit und die Fähigkeit sorgfältig zu Arbeiten gehören zu den wichtigsten Schlüsselkompetenzen, da Zahlendreher oder vergessene Dokumente ernsthafte Probleme verursachen können. Da ihr Zugriff auf alle Unterlagen und Gehaltsinformationen von Kollegen habt, ist Diskretion – auch nach Austritt aus dem Unternehmen, von großer Wichtigkeit. Da die Personalleitung oder die Partner selbst genug zu tun haben ist es wichtig, dass ihr selbst organisiert arbeiten könnt. Es ist wichtig auch in stressigen Situationen – denn Kollegen, die gerade eine Bescheinigung brauchen, können manchmal richtig nerven – die Ruhe zu bewahren und freundlich zu bleiben.