Kauffrau für Büromanagement

Du suchst nach einer Ausbildung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann? Seit 2014 läuft diese Ausbildung unter dem Namen Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, im Volksmund wird jedoch noch häufig von Bürokauffrau gesprochen. Wir erklären euch in diesem Artikel die Vorteile einer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, gehen auf mögliche Probleme ein und klären, ob es zu einem Ja oder Nein für euch kommt. Der Ausbildungsberuf wird in vielen Unternehmen angeboten, wir fokussieren uns hier auf Positionen in Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Kanzleien und Unternehmensberatungen.

Tätigkeiten und Aufgaben

Kauffrauen und Männer für Büromanagement sind echte Allrounder im Büro oder Sekretariat. Die Aufgaben sind sehr vielfältig und beinhalten meist eine Mischung aus bürowirtschaftlichen und kaufmännischen Aufgaben. Fassen wir die wichtigsten und häufigsten Aufgaben zusammen:

Organisatorische Aufgaben

Büroprozesse organisieren
Reisen planen und buchen
Schriftverkehr und Korrespondenzen abwickeln
Postein- und ausgang überwachen
Unterlagen und Verträge aufbereiten
Präsentationen erstellen
Besprechungen organisieren und nachbereiten
Assistenzfunktion für dein Team

Kaufmännische Aufgaben

Rechnungen erstellen und Zahlungsverkehr überwachen
vorbereitende Finanzbuchhaltung
Kosten- und Leistungsrechnung
Controlling
Leistungen beim Mandanten abrechnen

Je nach Abteilung (z.B Personal oder Marketing) können auch andere Aufgaben wie Personalakten führen oder die Durchführung von Marketingmaßnahmen zu euren Tätigkeiten gehören. Das Aufgabenspektrum kann sehr vielfältig sein und nahezu alle im Büro anfallenden Prozesse beinhalten.

Voraussetzungen

Auch wenn zahlreiche Bewerbungsratgeber und Informationsseiten behaupten, man braucht Abitur oder mindestens mittlere Reife, teilen wir die Ansicht nicht. Man kann sich mit jedem Abschluss für diese Ausbildung bewerben, solange die Noten in Ordnung sind. Bei Bürokaufleuten wird großen Wert auf die Deutschnote im Schulzeugnis gelegt, da sehr viel Schriftverkehr abgewickelt werden muss. Als persönliche Voraussetzung solltest du Lust am organisieren und Freude am Umgang mit Menschen haben, da du als Kauffrau für Bürokommunikation oft die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen bist.

Bewerbung

Die Suche nach einem Ausbildungsplatz sollte eigentlich nicht all zu lange dauern, da dieser Beruf relativ häufig ausgebildet wird. Sollte es mit dem Wunscharbeitgeber Beratungsunternehmen nicht klappen gibt es noch zahlreiche weitere Branchen, die ebenfalls Kauffrauen und Männer für Bürokommunikation ausbilden. Wir vermitteln übrigens auch Ausbildungsplätze, sprecht uns an. Das Bewerbungsanschreiben ist neben eurem Abschlusszeugnis das wichtigste Instrument, um an ein Vorstellungsgespräch zu kommen. In der Bewerbung solltet ihr herausarbeiten, was euch an diesem Job reizt, an diesem Unternehmen und der Branche. Wir raten euch davon ab beim Anschreiben für eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation nach einem Muster zu suchen, sondern euch selbst ein paar Gedanken zu machen. Die im Internet kursierenden Muster werden leider viel zu häufig verwendet und landen bei Personalverantwortlichen mangels Kreativität im Papierkorb. Dieser Guide hilft euch jedoch das perfekte Anschreiben zu formulieren. Im Vorstellungsgespräch wird man abprüfen, ob ihr euch für die Ausbildung eignet. Wir haben hier beliebte Fragen für Azubis im Vorstellungsgespräch vorbereitet.

Gehalt in der Ausbildung

Am häufigsten gesucht wird das Gehalt von Bürokauffrauen in der Ausbildung. Nachdem dieser Job deutschlandweit in Unternehmen unterschiedlicher Größe ausgebildet wird, erhaltet ihr nirgendwo wirklich belastbare Aussagen. Die Ausbildungsvergütung bewegt sich in dieser Spanne (kann aber nach oben und unten abweichen)

Lehrjahr 500 – 800
Lehrjahr 700 – 900
Lehrjahr 800 – 1.100

Der Lohn für die Arbeit kann also schwanken wie ihr seht. Wir weisen, insbesondere bei Beratungsunternehmen, darauf hin eure Ausbildung nicht vom Gehalt abhängig zu machen. Das einzige was wirklich wichtig ist, ist das Gehalt und die Verdienstmöglichkeiten nach der Ausbildung. Es besteht die Gefahr, dass ihr bei einer falsch gewählten Ausbildung im Niedriglohnsektor landet – trotz guter Ausbildungsvergütung.

Gehalt nach der Ausbildung

Beratungsunternehmen wie Unternehmensberatungen oder auch Steuerkanzleien sind anders strukturiert als “normale” Wirtschaftsunternehmen. Hier gibt es kein klassisches Produkt, abgerechnet wird die Beratungsleistung durch die Steuerberater, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater. Darauf aufbauend ist auch das restliche Unternehmen strukturiert. Ihr habt konkret zwei sehr interessante Entwicklungsmöglichkeiten. Zum einen gibt es die Service-Bereiche, also die für das Geschäft nötigen Fachabteilungen wie Personalwesen, Marketing oder Finanzwesen. Die andere Entwicklungsmöglichkeit ist zur Partnerassistentin / Executive Assistant. In diesen Bereichen sind Gehälter von 36 bis 60 TEUR möglich -abhängig von Berufserfahrung und Standort eures Arbeitgebers. Macht euch also frühzeitig gedanken, in welche Richtung eure Karriere gehen soll.

Ablauf

Die Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation kann im dualen System, also dem Wechsel von Berufsschule und Ausbildungsbetrieb oder nur an einer Schule (ohne Praxisausbildung) durchgeführt werden. Wir empfehlen immer den dualen Weg mit einem Ausbildungsbetrieb zu gehen, sofern das möglich. Wenn ihr in einer strukturschwachen Region wohnt, in der nicht ausgebildet wird, kann die rein schulische Ausbildung dennoch Sinn machen.

Dauer der Ausbildung & Verkürzungsmöglichkeiten

Die Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation dauert im Regelfall 3 Jahre und lässt sich verkürzen. Die Möglichkeit zur Verkürzung ist abhängig von euren Leistungen und eurem Schulabschluss.

Mittlere Reife: Verkürzung um 6 Monate möglich
(Fach)Abitur: Verkürzung um 12 Monate möglich
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung : Verkürzung um 12 Monate möglich

Berufsschule

In der Berufsschule belegt ihr als Kauffrauen für Büromanagement sowohl berufsbezogene als auch berufsübergreifende Fächer. Euch erwarten:

Berufsbezogene Fächer:

Büroprozesse
Geschäftsprozesse
Steuerung und Kontrolle
Fremdsprachliche Kommunikation (Englisch)

Berufsübergreifende Fächer:

Kommunikation
Religionslehre
Sport
Politik & Gesellschaftslehre

Prüfung

Nach 18 Monaten müsst ihr bei der IHK den ersten Teil der Abschlussprüfung (früher Zwischenprüfung) ablegen, die bereits in die finale Note einfließt (zu 25%). In Form einer zweistündigen Klausur wird das informationstechnische Büromanagement geprüft. Den zweiten Teil absolvierst du am Ende der dreijährigen Ausbildung. Die drei Hauptbereiche, in denen du deine Kenntnisse unter Beweis stellen musst sind:

Kundenbeziehungsprozesse: 150 Minuten Klausur, 30% Gewichtung für die Gesamtnote Fachaufgaben in der Wahlqualifikation: 20 minütiges Fachgespräch, 35% Gewichtung Wirtschafts- und Sozialkunde: 60 Minuten Klausur, 10% Gewichtung für die Gesamtnote

Einsatzorte

In Beratungsunternehmen wie Steuerkanzleien oder Unternehmensberatungen gibt es zahlreiche Einsatzbereiche für Kauffrauen für Bürokommunikation. Typische Einsätze sind als Partnerassistenz / Executive Assistant oder in den entsprechenden Fachabteilungen zur Mitarbeit an Personal- Marketing- oder Veranstaltungsprojekten. Rechtsanwaltskanzleien bildern eher selten Kaufleute für Büromanagement aus und bilden lieber direkt Rechtsanwaltsfachangestellte aus.

Zukunftsaussichten

Wie Eingangs erwähnt sind Kauffrauen für Bürokommunikation echte Allrounder, die in vielen Bereichen einsetzbar sind. Die Zukunftsaussichten sind insgesamt sehr gut, da ihr durch die breite Qualfizierung für verschiedenste Berufsbilder in Frage kommt. Für sehr viele ist die Ausbildung auch nur der erste Schritt ins Berufsleben und das erste Puzzlestück für die spätere Karriere. Durch Weiterbildungsmöglichkeiten könnt ihr euch für weitere, spannendere Aufgaben qualifizieren.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Für viele Kaufleute für Bürokommunikation stellt sich spätestens nach der Ausbildung die Frage: Was danach? Die Möglichkeiten sind zahlreich, bevor ihr ziellos eine Weiterbildung macht, solltet ihr euch erst klar werden, wo eure Karriere hingehen soll. Von Fachwirten z.B. dem Wirtschaftsfachwirt, über die Weiterbildung zur geprüften Management-Assistentin oder auch einem Studium stehen euch fast unendliche Weiterbildungen zur Verfügung. Stöbert doch einmal in den Berufsbildern oder Weiterbildung, ob da etwas interessantes dabei ist.

Arbeitszeiten und Urlaub

Euer Urlaub ist gesetzlich geregelt und ist abhängig von eurem Alter. Es gelten bei den Urlaubstagen folgende Grenzwerte:

unter 16 Jahre: 30 Urlaubstage
unter 17 Jahre: 27 Urlaubstage
unter 18 Jahre: 25 Urlaubstage
Volljährige: 24 Urlaubstage

Der gesetzliche Anspruch und der gewährte Urlaub können unterschiedlich sein. Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern 28 bis 30 Tage Urlaub und lassen diese Regelungen auch für ihre Azubis gelten. Die Arbeitszeiten sind sehr bürotypisch. Gearbeitet wird meist von 8 – 17 Uhr oder 9 – 18 Uhr inklusive einer Stunde Mittagspause.

Arbeitskleidung und Umfeld

Beratungsunternehmen sind hochklassige Arbeitgeber und haben oft gesteigerte Erwartungen an ihre Mitarbeiter. Wenn ihr keinen direkten Kontakt mit den Mandanten des Unternehmens habt, ist der Dresscode nicht so streng. Man wird vermutlich erwarten, dass ihr eine ordentliche Stoffhose oder Jeans (ohne Löcher) sowie eine Bluse tragen müsst. Es gibt auch Unternehmen komplett ohne Dresscode, diese sind jedoch seltener. Ein Auftritt im Hosenanzug erwartet von euch jedoch wahrscheinlich niemand.

Erfahrungsberichte

Erfahrung Erfahrungsberichte Interview

moritzblog_redakteur

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