Family Offices agieren zwar nicht direkt im Verborgenen, betreiben aber auch kein aktives Marketing. Was es mit dieser enorm diskreten und verschwiegenen Branche auf sich hat, erfahrt ihr hier.
Kerngeschäft
Ein Family Office dient der Vermögensverwaltung, meist einer (sehr wohlhabenden) Familie oder Einzelperson. Es wird gegründet, wenn sich Vermögende nicht mehr selbst und die Vermögensverwaltung kümmern möchten oder können. Das idealtypische Family Office verwaltet nur eine Familie/Person, es existieren jedoch auch Multi-Family-Offices für die Verwaltung mehrerer Familien. Hinter den Offices stehen meist traditionsreiche Unternehmerfamilien, die das Vermögen über Generationen hinweg wahren und mehren möchten. Da die am Kapitalmarkt üblichen Renditen nicht ausreichen, muss das Vermögen aktiv gemanaged werden. Family Offices haben unterschiedliche Investmentstrategien, sehr oft gibt es jedoch Private-Equity-Investments in Unternehmen oder Venture-Capital-Beteiligungen für Startups. Die Family Offices wickeln zudem im Hintergrund meist auch die angeschlossene Arbeit wie Steuerberatung, Aufstellung von Jahresabschlüssen oder das Führen von Rechtsstreitigkeiten ab – bzw. Beauftragen dazu externe Dienstleister.
Einsatz und Aufgaben der Assistenz
Die Personalstruktur ist in den Gesellschaften relativ ähnlich, ist aber abhängig von der Größe des jeweiligen Family Offices. Meist gibt es einen oder zwei Geschäftsführer, die alle Zügel in der Hand haben und der Familie Rede und Antwort stehen. Sehr oft haften diese Geschäftsführer (wie bei Privatbanken) auch mit ihrem eigenen Vermögen. Gemessen an der Personenzahl machen Investment Manager, Investment Analysten und Investment Controller die größte Gruppe der Mitarbeiter aus, zudem gibt es meist noch übergeordnete Hierarchiebenen mit Führungsverantwortung, oft auf Direktor Level. Die Assistentinnen müssen den Arbeitsalltag der “Berater” bzw. Investment-Experten organisieren und übernehmen dabei sowohl administrative als auch stark koordinierende Funktionen. Zur Pflichtaufgabe gehört das Office Management, Bestellwesen, Anrufe entgegennehmen, Post bearbeiten, Gäste empfangen etc. Die größere Herausforderung liegt jedoch in der Koordination der vielen Stakeholder. Family Offices sind zwar meist sehr klein (fast immer unter 50 MA), verwalten aber sehr oft Vermögen in Milliardenhöhe und beauftragen eine enorm große Zahl an externen Dienstleistern. All diese Prozesse parallel zu handeln ist somit die Große Kunst als Assistentin. Genau diese Vielschichtigkeit macht den Job aber spannend und sorgt für die Herausforderung. Aufgrund der vielen Akquisitionen, Transaktionen, Finanzierungen usw. suchen Family Offices oft geeignetes Assistenzpersonal im Professional Services Umfeld, da sie sich bereits mit den wichtigsten Prozessen bereits auskennen.
Größe, Lage und Verteilung in Deutschland
Laut Schätzungen der Otto Beisheim School of Management gibt es derzeit 350 – 450 Single Family Offices in Deutschland, plus weitere Multi Family Offices. Da es kein genaues Register, Verzeichnis oder Branchenbuch gibt (viele Besitzen nicht mal eine Homepage), kann man nur mit Schätzungen von Insidern arbeiten. Family Offices sitzen in ganz Deutschland verteilt, entweder in den Metropolen (da es dort Zugang zum gesuchten Personal gibt) oder in der Nähe der privaten Wohnsitze der Familien. Ein Single Family Office ist selten größer als 50 Mitarbeiter, oft auch unter 10 Personen stark. Die verwalteten Vermögen rangieren in einem hohen zweistelligen Millionenbereich und reichen bis zu einem Milliardenvermögen.
Entwicklungsmöglichkeiten
Die Entwicklungsmöglichkeiten sind realistischerweise betrachtet gering. Mal haben die Family Offices eine Office Managerin, mal wird diese Position auf mehrere Schultern verteilt. Marketing und Business Development-Aufgaben gibt es so gut wie nicht, da man ja bereits einen Kunden respektive Auftraggeber hat. Eine Personalabteilung gibt es ebenfalls nicht, da sehr viel über das eigene Netzwerk rekrutiert wird und mit diversen externen Dienstleistern gearbeitet wird. Dennoch, auch ohne große Aufstiegsperspektiven, sind die Executive und Team Assistants in Family Offices meist sehr zufrieden. Ein sehr häufig genannter Wechselgrund ist “einmal etwas neues sehen zu wollen”, andere Gründe tauchen selten auf, es handelt sich also um ein Umfeld, in dem man lange Arbeiten kann.
Gehalt
Jedes Family Office strukturiert seine Gehaltspakete anders. Aufgrund der Verschwiegenheit der Branche gibt es auch keine öffentlichen Gehaltsbänder. Meine Erfahrung mit Family Offices ist: Geld spielt keine Rolle, man hat aber auch kein Geld zu verschenken. Das bedeutet, wenn eine sehr starke Assistenz für einen anspruchsvollen Partner, Geschäftsführer oder sonstigen betreuungsintensiven Executive gesucht wird, werden auch Gehälter von 80.000 Euro Plus nicht gescheut. Wenn man jedoch von den Aufgaben keine starke, berufserfahrene Assistentin braucht sondern eine reguläre Teamassistentin, wird man diesen Weg gehen. Wer nur bis “Geld spielt keine Rolle” gelesen hat, wird sich vermutlich verzocken. Bei der Gehaltsangabe sollte immer mit Augenmaß vorgegangen werden, grundsätzlich kann man sich an den Gehältern von Großkanzleien oder Unternehmensberatungen orientieren – da Family Offices auch oft auf diese Mitarbeiter abzielen.
Worauf ihr achten solltet
An der Tätigkeit für ein Family Office ist besonders, dass eure Auftraggeber meist sehr prominente Unternehmerfamilien sind. Diskretion gehört zwar immer zum professionellen Assistenzberuf, hier ist jedoch noch mehr Verschwiegenheit notwendig, die oft ebenfalls im Arbeitsvertrag festgeschrieben ist. Die Arbeitsbelastung ist im Sekretariat sehr überschaubar, da anders als in M&A-Beratungen nicht andauernd Zukäufe stattfinden sondern eher selten. Die Tätigkeit ist dadurch keineswegs ein Spaziergang oder weniger Anspruchsvoll, die Schlagzahl ist jedoch geringer und der Arbeitstag dadurch glatter.
