Als Event- und Konferenz-Manager bist du für den perfekten Ablauf von internen und externen Veranstaltungen verantwortlich. Warum der Job so vielfältig ist und worauf ihr achten müsst erfahrt ihr hier.
Was macht ein Event- und Konferenzmanager?
Die tatsächlichen Tätigkeiten variieren stark in Abhängigkeit davon, wie die Position intern im Beratungsunternehmen eingeordnet ist. Es gibt drei sehr typische Formen, diese Stelle im Unternehmen abzubilden. Zwei häufige Formen sind die alleinige Verantwortung (d.h. Vollzeit nur für Events) oder als Teil eines mehrköpfigen Event-Teams. Je nach Größe des Beratungsunternehmens kann es jedoch auch sein, dass ihr die Rolle der Event-Managerin neben eurem regulären Job als Assistentin übernehmt. Beide Formen – d.h. hauptamtlich oder nebenher haben Vor- und Nachteile. Wir beschreiben hier idealtypisch die Aufgaben im vollumfänglichen Event- und Konferenz-Management, die Aufgaben bei einer nebenbei-Tätigkeit sind ähnlich, jedoch abgespeckt.
Oft ist die Position in der Marketing-Abteilung aufgehangen, da die Veranstaltungen der externen Kommunikation dienen. Als Event-Spezialistin bist du für die Organisation, Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungen zuständig. Zielgruppe dieser Events können Mandanten sein, jedoch auch interne Mitarbeiter, Studenten oder Alumni. Aufgrund der inhaltlichen Nähe planst du zudem die Auftritte deines Arbeitgebers bei Konferenzen, Messen oder anderen Branchentreffen (d.h. fremde Veranstaltungen, bei denen ihr auftretet). Je nach Größe des Events müssen sehr viele Beteiligte parallel koordiniert werden wie Fachabteilungen, Dienstleister, Messebauer, Caterer, Teilnehmer aus dem eigenen Unternehmen, Druckereien usw. Da vor Ort einiges schief laufen kann begleitest du die Veranstaltungen auch persönlich und hilfst spontan mit einer hohen Problemlösekompetenz aus. Falls nicht die Marketing-Abteilung dafür zuständig ist unterstützt du zudem beim Event-Marketing d.h. du bereitets Flyer oder Einladungs-Mails vor, erstellst Texte und andere Dokumente. Du bist oft für die Überwachung des Budgets bzw. das Controlling zuständig. Die Aufgaben können wie schon erwähnt sehr vielfältig sein und stark von der unternehmenseigenen Ausprägung abhängig sein – die wichtigsten Tätigkeiten wurden aber genannt.
Wie werde ich Event-Managerin?
Sieht man sich die Lebensläufe von Event- und Konferenz-Managern an erkennt man keine typische Vita bzw. kein Patentrezept für so einen Job. Ohne typische Vita lassen sich auch keine allgemeingültigen Regeln für Zugangsvoraussetzungen ableiten. Sehr typisch ist es, dass ehemalige Hotellerie-Mitarbeiter (z.B. Bankett-Mitarbeiter), aus der Gastronomie oder dem Tourismus in solchen Positionen arbeiten. Ebenfalls anzutreffen sind Berufseinsteiger, die gerade frisch mit ihrem Tourismus- oder Hospitality-Studium fertig sind oder Absolventen von Marketing- und Kommunikationsstudiengängen. Es sind wirklich sehr viele Einstiegsmöglichkeiten vorhanden, weshalb wir nicht alle aufzählen können.
Wieviel verdient ein Event-Manager?
Die Einstiegsgehälter für Entry-Level Positionen sind genau wie im Personalwesen nicht so eindrucksvoll, da die Bewerberseitige Nachfrage relativ hoch ist. Viele Bewerber auf einen Job drücken automatisch den Preis. Abhängig vom Standort sind Gehälter von 30.000 bis 36.000 üblich, mit steigender Verantwortung und Nutzen für das Unternehmen sind auch Gehälter von knapp 50.000 EUR möglich. Die Gehälter für “reguläre” Event- und Konferenz-Mitarbeiter (d.h. ohne Führungsverantwortung oder eine standortübergreifende Funktion) kratzen jedoch eher selten an den 50er Gehältern.
Wo arbeiten Event- und Konferenzmanager?
Das Geschäftsmodell Unternehmensberatung – sei es in Steuer- oder Rechtsfragen, in IT oder Strategiefragestellungen – lebt von Vertrauen, vertrauen in die Berater und deren Kompetenzen. Dieses Vertrauen wird tatsächlich sehr oft auf Veranstaltungen aufgebaut, egal welche Art von Veranstaltung es ist. Dementsprechend häufig ist die Position der Event- und Konferenzmanagerin in Beratungsunternehmen jeglicher Art zu vergeben.
Entwicklungsmöglichkeiten
Die Konferenz- und Event-Branche innerhalb der Professional Services Firms ist wirklich groß, weshalb sich langfristig immer Karriereperspektiven ergeben. Es ist möglich in eine Führungsrolle hineinzuwachsen (Team Lead) oder sogar perspektivisch die Gesamtverantwortung für die Event-Organisation zu übernehmen (Head of Funktion). Zudem sind nach einigen Jahren auch Branchenwechsel zu beobachten, zum Beispiel zu Unternehmen, die sich vollumfänglich nur mit der Organisation von Veranstaltungen beschäftigen.
Dauer
Wer in den Event- und Konferenzbereich wechseln möchte sollte sich zunächst überlegen “Was kann ich bereits” und “Was muss ich noch erlernen” – am besten anhand typischer Stellenprofile oder in dem Eingangs erwähnten Tätigkeiten-Bereich. Extra ein Studium für den Bereich Events zu beginnen sollte wohlüberlegt sein, da der Zeitaufwand doch enorm hoch ist. Für einen Wechsel in den Event-Bereich sollte ein Jahr eingeplant werden, wer seine Bewerbungen mit Nachdruck verfolgt wird in dieser Zeitspanne mit Sicherheit fündig werden.
Zukunftsaussichten
Aufgrund des steigenden Konkurrenzkampfes unter Beratungsunternehmen werden Marketing-Bemühungen wie auch das Veranstaltungswesen zunehmend wichtiger werden. Eine Digitalisierung des Event-Bereichs ist äußerst unwahrscheinlich, die persönliche und spontane Umplanung vor Ort ist nicht durch digitale Software ersetzbar. Das Event- Wesen wird auf absehbare Zeit zukunftssicher bleiben.
Schlüsselkompetenzen
Es gibt kaum einen Job bei dem man mehr Organisationsgeschick braucht als im Event-Bereich. In der heißen Phase steht das Telefon kaum still, schnell müssen spontane Änderungen in die Broschüren eingepflegt werden oder der Messebauer die Beleuchtung anpassen. Nur wer stark in der Organisation ist, kann hier punkten. Des Weiteren ist es wichtig über eine sehr ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, ein offenes Wesen und Kontaktfreude zu verfügen, da eine persönliche Teilnahme an den Veranstaltungen ebenfalls meist teil des Jobs ist.
Andere Bezeichnungen
Es existieren tatsächlich sehr viele verschiedene Bezeichnungen für den Job. Ebenfalls geläufig sind Event Coordinator, Event Specialist oder „Mitarbeiter Veranstaltungen“.
