Als Empfangsleiterin verantwortest du das Aushängeschild deines Arbeitgebers – das Front Office. Warum sich dieser Job als Karrieresprungbrett erweisen kann, erklären wir dir im folgenden Artikel.
Was macht eine Empfangsleiterin?
Als Empfangsleitung bist du für die Front Office Mitarbeiter (meistens mindestens 2) zuständig. Unternehmensberatungen, Kanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften etc. haben meist gehobene Mandanten und legen deshalb Wert darauf, dass der Empfang einen perfekten ersten Eindruck produziert. Ganz wichtig, die Tätigkeiten eines Front Office Managers musst du aus dem Eff Eff beherrschen, um als Führungskraft mit gutem Beispiel voranzugehen. In der Leitungsfunktion erwartet man von dir:
- Personalplanung, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Entwicklung, Training und Fortbildung deiner Mitarbeiter
- Koordination von Arbeitsabläufen, Organisation und Optimierung von Prozessen
- Erstellen von Schicht- und Urlaubsplänen
- Ansprechpartnerin für Partner und andere Berater sein
- Verantwortung eines optimalen Gästeservices für hohe Mandantenzufriedenheit
- Technische Begleitung von Konferenzen (z.B. Videotelefonie, Beamer)
- Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen
Das wären in der Tat nur die häufigsten und wichtigsten Aufgaben. Jedes Unternehmen strukturiert diese Funktion anders und macht es auch von euren Vorkenntnissen abhängig, ob euch Zusatzaufgaben übertragen werden.
Wie werde ich Empfangsleiterin?
Ich erlebe, dass diese Position sehr häufig von entweder ehemaligen Front Office Mitarbeitern (von Mitbewerbern) oder ehemaligen Hotelleriemitarbeitern übernommen wird. Quereinsteiger oder frische Hochschulabsolventen (ohne Praxiserfahrung in Form einer Lehre) bringen oft nicht das nötige Know How mit und werden deshalb bei Bewerbungen von Personalern strenger aussortiert. Die informellen Zugangsvoraussetzungen sind somit Berufserfahrung als Front Office Manager / Empfangsmitarbeiter und ein renommierter Arbeitgeber im Lebenslauf. Unternehmensberater, Rechtsanwälte und Steuerberater schlafen auf Geschäftsreisen selbst gerne in 4 oder 5 Sterne Hotels und sehen diese Mitarbeiter auch gerne im eigenen Unternehmen am Empfang. Eine weitere Sache ist wichtig, sie wird aber aufgrund des Gleichbehandlungsgesetzes nie offen kommuniziert: Das Alter. Die Empfangsleitung ist oft älter als die Front Office Mitarbeiter, sonst befürchten Arbeitgeber Kompetenzgerangel – dennoch kann eine überzeugende Führungskraft jünger sein, lasst euch nicht aufhalten von Politik und Taktik.
Wie viel verdient eine Empfangsleiterin?
Die Gehälter schwanken stark und sich abhängig von der Art des Arbeitgebers. High End Beratungen mit dreistelligen Millionenumsätzen und viel Publikumsverkehr zahlen bessere Gehälter als eine mittelständische Steuerkanzlei in der Provinz. In der Praxis erleben wir auf so einer Position Gehälter von 38.000 bis maximal 50.000 EUR. Derart hohe Gehälter sind aber eher Ausreißer.
Wo arbeiten Empfangsleiter?
Empfangsleiter sind oft bei mittelgroßen bis großen Kanzleien oder Beratungen zu finden. Die Größe des Empfangsteams richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter am Standort. Kleinere Beratungshäuser haben oft nicht die Notwendigkeit, eine Leitungsfunktion zu etablieren. Auch bei Großkanzleien oder internationalen Unternehmensberatungen mit 300 Mitarbeitern am Standort ist dadurch nicht gesagt, dass es eine Empfangsleitung gibt – oft wird die Leitung auch der Office Managerin übertragen. Sieht man sich die Ausschreibungen offener Stellen an, fällt auf, dass diese Funktion in Unternehmen eher selten neu besetzt wird (zumal oft bestehende Mitarbeiter nachrücken, wenn jemand geht).
Entwicklungsmöglichkeiten für Empfangsleiter
Ein sehr typischer Entwicklungsweg ist von der Hotelfachfrau, zur Empfangsmitarbeiterin in einem Beratungsunternehmen hin zur Team- oder Partnerassistenz. Dieser Karriereweg ist altbekannt und erprobt. Viele Stellen sich die Frage, warum sollte ich den vermeintlichen Umweg über die Empfangsleitung gehen, wenn ich perspektivisch doch in eine Assistenzfunktion aufsteigen möchte. Sieht man sich das Tätigkeitsprofil der Empfangsleiterin an, erkennt man, dass es sich oft um eine “kleine Office Managerin” handelt, die viel koordinieren, organisieren und verantworten muss. Das zahlt sich in der Karriere oft aus, ich habe schon ehemalige Empfangsleiterinnen direkt in eine Office Management Rolle oder gleich gehobene Assistenzposition (wie Vorstandsassistentin) wechseln sehen. Der vermeintliche Umweg kann also ein Sprungbrett sein.
Wie werde ich Empfangsleiterin?
Wie bereits erwähnt kann man sich nur schwer als Externer auf so einen Job vorbereiten oder qualifizieren. Entweder ihr bringt die geforderten Kompetenzen (meist eben der Hotelleriebackground) mit, oder nicht. Wenn Unternehmen nicht genügend Bewerber haben, greifen sie zwar auf Quereinsteiger zurück – es stehen jedoch viele ehemalige Hotelleriemitarbeiter Schlange, dieser Fall tritt deswegen selten ein.
Perspektiven
Die Zukunftsaussichten sind eher weniger relevant, zumindest im Hinblick auf Digitalisierung. Unternehmen, die Wert auf einen professionellen Empfang legen, werden dies auch in Zukunft tun. Sieht man sich den überwiegenden Teil der (ehemaligen) Empfangsleiter an erkennt man, dass es meist nur eine Zwischenstation ist, die langfristigen Perspektiven des Berufsbildes sind somit sekundär. Es kommt dennoch vor, dass sich Personen am Empfang sehr wohl fühlen und auch lange Jahre in dem Job tätig bleiben bzw. sogar in Rente gehen. Freude am Job überwiegt dann Karriereperspektiven auf dem Papier.
Schlüsselkompetenzen
Als Leiterin des Empfangsbereichs musst du auch unbequeme Entscheidungen (z.B. Urlaub nicht gewähren) treffen und verteidigen können. Du solltest also ein gewisses Durchsetzungsvermögen besitzen und solltest zwischenmenschliche Konflikte nicht scheuen. Das ist zwar nicht die Regel, passiert aber in jedem Unternehmen und jedem Job mal. Du kannst dir nicht für jede Kleinigkeit eine Erlaubnis vom Office Manager holen, du solltest also in der Lage sein, selbstständig Entscheidungen (im Rahmen deiner definierten Kompetenz) treffen zu können. Du solltest zu guter Letzt ein gewinnendes und begeisterndes Wesen haben um dein Team am Empfang zu Höchstleistungen zu motivieren.
