Office Manager Posten sind begehrt, leider gehen in der Professional Services Firm Welt und in der freien Wirtschaft die Vorstellungen stark auseinander. Der Begriff Office Manager ist insbesondere bei Kanzleien und internationalen Unternehmensberatungen aus den USA oder Großbritannien zu uns übergeschwappt und die meisten wissen, worum es sich dabei handelt. Im Zuge der Internationalisierung von Stellenanzeigen und dem Versuch etablierten Jobs komplexe Titel zu geben (Hausmeister wird Facility Manager) wurde leider auch der Beruf der Office Managerin völlig zerpflückt. Sehr häufig wird eine einfache Büro-Mitarbeiterin oder Assistenz in der freien Wirtschaft als Office Managerin bezeichnet – nun gut, sie managed ja auch das Office. In der Welt der Kanzleien und Beratungsunternehmen ist aber die höchste Gewalt, die alle administrativen Zügel in der Hand hält gemeint.

Wo liegt das Problem?

Das Problem ist Folgendes: Auf keine Sekretariatsposition bekommen Unternehmen mehr Bewerbungen als auf Office Manager-Posten. Es ist relativ schwer mit seiner Bewerbung zu punkten, da es eine Vielzahl an Mitbewerberinnen gibt, egal ob qualifiziert oder nicht. Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen ist es schwer auch mit einer guten Vita hervorzustechen, weil die Masse die Personalmanagerinnen oft erschlägt. Das Problem ergibt sich eben in der unterschiedlichen Auffassung der Position. Eine internationale Kanzlei mit 400 Mitarbeitern sucht eine Office Managerin – Moni aus der Werbeagentur mit 4 Mitarbeitern traut sich das zu und denkt die Budgetverantwortung über 200.000 Euro und die Führung des gesamten Sekretariats bekommt sie bestimmt hin. Schon haben wir eine Bewerberlawine und die Sichtbarkeit der wirklich geeigneten Bewerberinnen sinkt.

Was zeichnet eine Office Managerin bei uns aus

Einen Diagnosekatalog und in Stein gemeißelte Kriterien gibt es nicht, jedes Beratungsunternehmen hat dann auch wieder eine andere Aufhängung. Charakteristisch für eine echte Office Managerin ist, dass sie im Organigramm direkt unter den Partnern aufgehangen ist, also die höchste Instanz für operative Fragestellungen. Wenn auch noch Chief Operations Officer (COO) oder Chief Financial Officer (CFO) hinzukommen steht die Office Managerin meist in der selben Linie oder zumindest knapp darunter. Ein weiteres Merkmal einer echten Office Managerin ist die Führungsverantwortung für die administrativen Mitarbeiter, d.h. Business Services, Assistenzen oder Empfang. Diese Personalverantwortung kann unendlich groß sein, bis hin zur kompletten HR-Verantwortung für den Standort. Ebenfalls typisch ist die direkte Reporting-Linie an entweder die Partnerschaft (seltener) oder den Office Managing Partner bzw. Standortleiter (häufiger). Grundsätzlich muss der Office Manager Posten nicht so hoch aufgehangen sein, man kann auch bei einer kleinen Spezialberatung mit 6 Anwälten und 3 Assistentinnen Office Managerin sein – soll heißen: Der Titel bezieht sich nicht nur auf große Standorte/Offices sondern kann auch auf kleine Sozietäten übertragen werden.

Wie wird man Office Managerin

Eher selten wird man von einer “einfachen” Partnerassistentin zur “großen” Office Managerin befördert, fast immer muss man sich seine Sporen erst verdienen. Das kann durch eine kleine Management Rolle wie der Funktion als Secretarial Coordinator geschehen, durch sehr lange Betriebszugehörigkeit (inkl. Vertrauen der Partner) oder durch die Übernahme einer Office Management Funktion im Kleinen. Das kann z.B. die Begleitung einer Büroeröffnung für den neu gegründeten Ableger eines Beratungsunternehmens mit nur 15 – 20 Mitarbeitern sein. So eine kleine Office Manager Rolle traut man Quereinsteigern schon eher zu. Im Idealfall wächst der Standort, die Aufgaben, die Verantwortung und auch die Office Managerin mit. Aus so einer Rolle wechselt man leichter in eine große Office Management Position mit hoher Personal- oder Budgetverantwortung. Meist übernimmt die Office Managerin innerhalb des Beratungsunternehmens eine Zusatzfunktion für Finanzen oder Personal. Diese Kompetenzen kann sie/er idealerweise nachweisen über ein Studium oder eine andere spezifische Weiterbildung. Allein das Vorhandensein von Zusatzqualifikationen erhöht die Chance auf eine Karriere als Office Managerin, da man gegenüber “regulären” Assistentinnen, die ebenfalls aufsteigen wollen, die Beförderung irgendwie argumentieren muss.

Fazit
Ich hoffe, wir konnten etwas Licht ins Dunkel der verschiedenen Auffassungen einer Office Managerin bringen. Das Verständnis bringt euch auch weiter auf welche Positionen ihr euch bewerben könnt und welche weniger in Frage kommen.