Die richtige Weiterbildung wählen

Wie wähle ich die richtige Weiterbildung?

Ich habe in meinem Leben mit schon Hunderten wenn nicht sogar Tausenden Bewerberinnen für Positionen im Sekretariat gesprochen. Jedes Bewerbungsgespräch verläuft anders, bei einer Sache sind sich jedoch fast alle einig : Die Frage nach Weiterbildungen im Unternehmen wird fast immer gestellt. Über 90 Prozent meiner Bewerberinnen wünschen sich von ihrem neuen Arbeitgeber die Möglichkeit sich weiterzubilden. Dieser Wunsch ist absolut nachvollziehbar, geht man jedoch ins Sparring und erkundigt sich “Welche Weiterbildung möchtest du machen?” sind die meisten dann wieder blank, ihnen schwebt nur die generelle Förderungsbereitschaft eines Arbeitgebers vor – die keineswegs selbstverständlich ist.

Die Anzahl der möglichen Aufstiegsqualifikationen ist fast unendlich, ich mache niemandem einen Vorwurf, der sich von der Auswahl erschlagen fühlt. Dieser Artikel hilft dir aber hoffentlich zu reflektieren was du wirklich willst und wo du hinmöchtest. Nachdem Zeit neben dem Beruf knapp ist sollte möglichst effizient und zielgerichtet gearbeitet werden bei der Auswahl passendes Weiterbildungen für Assistentinnen und Mitarbeiterinnen in Sekretariaten.

Merke: Nur wer ein klares Ziel hat, kann darauf hinarbeiten.

Was bedeutet der Begriff Weiterbildung denn konkret?

Weiterbildung ist ein sehr breit auslegbarer Begriff, ich bin kein Fan von langen Definitionen, deswegen hier nur in aller Kürze: Man kann Weiterbildung als Konzept aufteilen in zwei Hauptbereiche

neue Qualifikationen erlernen vs. arbeitsfähig bleiben

Der zweite Punkt, arbeitsfähig bleiben, wird im Normalfall von eurem Arbeitgeber koordiniert. Das kann nötig werden wenn eine neue Software eingeführt wird, es gesetzliche Änderungen in der Sachbearbeitung gibt oder alle Mitarbeiter eine Datenschutz-Schulung brauchen. Diese Weiterbildungen dienen dem aktuellen Job und ermöglichen es euch, arbeitsfähig zu bleiben. Hierbei handelt es sich meist um Tagesseminare oder Online-Kurse, die ihr wahrnehmen müsst.

Viel spannender ist jedoch das Erlernen neuer Qualifikationen denn so steuert ihr euer Leben und eure Karriere. Im Normalfall gibt euch niemand diese Pfade vor und ihr müsst gut reflektieren, wo ihr denn überhaupt in einigen Jahren stehen wollt. Es geht also um selbst ausgewählte Weiterbildungen. Klar, wenn du von einer Kollegin lernst die Reisekostenabrechnung zu machen ist das auch eine Qualifikation, die dich insgesamt weiterbringt, weil du am Ende über ein breiteres Kompetenzprofil verfügst. Dieses persönliche Wachstum passiert jedoch im Normalfall „on the job“ und sollte Teil deiner langfristigen beruflichen Reise sein. Die großen Sprünge macht man jedoch mit nachgewiesenen Weiterbildungen. Deutsche Unternehmen sind stark getrieben von Leistungsnachweisen und Zeugnissen, es geht somit bei uns in diesem Artikel um nachweisbare Weiterbildungen in Form von Zeugnissen, Zertifikaten oder Titeln.

Merke: Mit Weiterbildung sind konkrete Abschlüsse gemeint, die neben dem Beruf erworben werden.

Systematik des Weiterbildungsmarktes

In Deutschland sind formelle Weiterbildungen meistens mit einem finanziellen Investment verbunden. Alles was zwischen Ausbildung und Studium passiert (Fachwirte, Zertifikatskurse usw.) wird meistens von einer Kammer oder einem Berufsverband (z.B. Rechtsanwaltskammer, IHK) abgeprüft. Es hat sich eine ganze Weiterbildungs-Industrie gebildet, die in Form von Präsenzunterricht oder Fernstudium auf diese Abschlussprüfungen vorbereitet. Die Zahl der Anbieter ist leider verwirrend groß und die Broschüren sind sehr optimistisch geschrieben. Oft versprechen sie sehr schnelle Karrieresprünge in kurzer Zeit. Worauf will ich damit hinaus? Es ist deine Aufgabe sowohl die richtige Weiterbildung (also welcher Kurs) und den richtigen Anbieter zu wählen, damit die Bemühungen nicht in Luft aufgehen. Es gibt leider schwarze Schafe am Markt deren primäres Interesse es ist, euch einige Tausend Euro für einen Kurs abzuknöpfen, der am Ende von keinem Arbeitgeber nachgefragt wird. Bleibt also kritisch.

Merke: Die meisten Weiterbildungen werden über private Bildungsträger angeboten und kosten Geld.

Anerkennung der Arbeitgeber

Wichtig ist es somit eine Weiterbildung zu finden, die Arbeitgeber gut finden und die überall begehrt sind. Als normale Angestellte hat man leider im Normalfall kein Netzwerk um einfach mal ein paar Personalentscheider anzurufen und nachzufragen. Das ist zum Teil auch unsere Mission, wir wollen aufklären und die Brücke zwischen Bewerberin und HR bauen und auch zeigen, welche Weiterbildungen/Zertifizierungen bei Beratungshäusern, Kanzleien und Unternehmen gerne gesehen sind.

Du hast nur wenige Chancen

Eine Weiterbildung, insbesondere wenn sie berufsbegleitend ist, verschlingt sehr viel Zeit. Kostbare Freizeit. Ein halbes oder ganzes Jahr mag nicht so lange klingen, wer in Vollzeit arbeitet hat aber ohnehin nicht beliebig viel Freizeit und ist nach der regulären Tätigkeit oft einfach geschlaucht – der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Wähle deine Weiterbildung somit klug, dass du mit möglichst wenigen Schritten zum Ziel kommst. Lass dich also nicht dazu hinreißen Titel zu sammeln. Eine Fremdsprachenkorrespondentin mit Weiterbildung zur Betriebswirtin und einem BWL-Bachelor verdient nicht zwangsläufig mehr als jemand der gleich BWL studiert hat. Genau so kann sich eine Rechtsanwaltsfachangestellte in einer Litigation-Praxisgruppe eine goldene Nase verdienen, wenn sie über sehr gute Englischkenntnisse verfügt.

Merke: Weiterbildungen kosten Zeit, Geld und Energie. Wenn diese Faktoren bei dir endlich sind, konzentriere dich vorher.

Reflektion – Wie kommst du ans Ziel

Jetzt kommt der schwierige Teil. Du musst in dich gehen und deine aktuelle Position und deine Zielvorstellung visualisieren. Hinter dem Wunsch nach einer konkreten Weiterbildung steckt meist ein Motiv, dass dich von Zustand A zu Zustand B bringen soll. Die Weiterbildung dient hierbei als Beschleuniger um schneller Zustand B zu erreichen.

Typische Motivatoren sind:

Ich möchte mehr Geld verdienen.
Ich möchte in meinem Job anspruchsvollere Aufgaben übernehmen (statt Teamassistenz Vorstandsassistenz).
Ich möchte mein Arbeitsumfeld ändern (z.B. internationaler Arbeiten).
Ich möchte ganz neue Aufgaben übernehmen (statt Assistenz ins Personalwesen einsteigen).
Ich möchte mich universeller aufstellen (z.B. durch ein BWL-Studium).
Ich möchte selbst auf die Beraterseite wechseln (z.B. als Steuerberaterin).

Merke: Wenn du erkennst, was dich antreibt, kannst du viel zielgerichteter auf deine Zukunft hinarbeiten.

Was machen die anderen?

Es ist nur menschlich sich mit anderen zu vergleichen und man bekommt dabei schnell das Gefühl “Ich muss auch etwas tun, alle entwickeln sich nur ich nicht”. Ruhig bleiben, die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Person nicht reflektiert an ihre Weiterbildung gemacht hat ist recht groß. Meiner Erfahrung nach sind die meisten Assistentinnen und Sekretariats-Mitarbeiter mit ihrer generellen Berufswahl sehr zufrieden. Sie wollen nach wie vor gerne weiter in dieser Funktion arbeiten und sich Stück für Stück entwickeln (mehr Aufgaben übernehmen) bei einem stetig steigenden Gehalt. Je nach Standort liegt das Gehalt einer Assistenz auf Geschäftsführer- oder Partnerebene bei gerne 50.000 bis 80.000 Euro. Die Work Life Balance ist jedoch im Schnitt deutlich besser als bei Berufsträgern oder anderen Beratern, weshalb viele ihrem Berufsbild Assistenz treu bleiben und nicht neue Richtungen einschlagen.

Merke: Die meisten Assistentinnen bleiben im gewählten Job und arbeiten sich nach oben anstatt sich inhaltlich komplett neu auszurichten.

Warum du die Sinnhaftigkeit hinterfragen solltest.

Träumen ist menschlich und bringt uns durch schwere Zeiten. Im Betreuungsverhältnis Berater und Assistentin kann es dazu kommen, dass der Ton mal unangemessen ist – wer kennt es nicht. Daraus resultiert der Wunschtraum irgendwann selber Beraterin zu werden und dann die Ansagen zu machen. Natürlich ist das möglich – 3 Jahre BWL Studium und schon kannst du als Tax Assistant bei einer großen Steuer- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft anheuern (wo du übrigens immer noch dem Partner untergeordnet bist). Bevor du jedoch vorschnell einen neuen Weg einschlägst musst du dir überlegen: Warum habe ich den Assistenz-Karrierepfad gewählt? Die meisten antworten weil sie dort ihre Stärken einbringen können. Diese sind meistens: Organisieren können, ein Kommunikationstalent sein und administrative Probleme lösen zu können. Nur selten haben Personen mit so einem Skillset in der Schule eine hohe Begeisterung für Mathematik und andere analytische Fächer empfunden – warum sollte sich das genau jetzt ändern? Du machst den Job noch ein paar Jahrzehnte.

Merke: Stelle dir immer folgende Frage: „Möchte ich das wirklich oder möchte ich irgendwem etwas beweisen?“

Bei einem Fachbereichswechsel solltest du auch sehr gut hinterfragen, ob es sich finanziell für dich lohnt. Ich habe dieses Gespräch schon oft geführt. Du arbeitest als Assistentin und möchtest gerne etwas neues Kennenlernen, der Bereich Personal klingt für dich spannend. In den Gesprächen habe ich erlebt, dass Bewerberinnen vorher wenig reflektiert sind bei einem Fachbereichswechsel. Spätestens wenn man ihnen die Einstiegsgehälter (denn ihr seid dann wieder Berufseinsteiger) erklärt, werden sie blass und überlegen sich den Wechsel nochmals sehr gut.

Die wichtigsten Reflexionsfragen

Bei der Suche nach der passenden Weiterbildung musst du dir einige grundlegende Fragen stellen, die wir hier überblicksweise einmal kurz anreißen wollen. Wenn du dir diese Grundsatzfragen beantwortest, kannst du dich auch viel leichter durch die Vielzahl von Angeboten arbeiten.

Vollzeit oder Berufsbegleitend?

Am häufigsten ist in der Erwachsenenbildung tatsächlich die berufsbegleitende Weiterbildung. Selten nimmt sich jemand 1-3 Jahre Auszeit um eine Weiterbildung zu absolvieren, da meist mit einer Berufstätigkeit ein gewisser Lebensstandard (Wohnung, Auto, Urlaub) normal geworden ist. Die meisten bilden sich also neben dem Job weiter, es gibt aber auch eine Zwischenlösung. Ich kenne Assistentinnen die nebenher ein Bachelor-Studium aufgenommen haben (Fernstudium) und es nebenher in Vollzeit durchgezogen haben – also Vollzeit arbeiten und den regulären Lehrplan eines Vollzeit-Studierenden (i.d.R. 3 Jahre bis zum Bachelor). Das geht zwar, man muss aber sehr gut organisiert sein und große Teile seiner Freizeit zu opfern.

Präsenz- oder Fernstudium?

Bei jeder Weiterbildung, egal ob Fachwirt, Studium oder Zertifikatskurs ist die Frage nach der Örtlichkeit wichtig. Bin ich mehr der Typ, der in einem Klassenverband mit Austausch untereinander sowie Frontalunterricht lernt oder bin ich eher der Fernstudium-Typ, der in seinem eigenen Tempo zu seinen eigenen Zeiten lernt? Jede ist da tatsächlich anders, keiner der Lerntypen ist besser. Bei Weiterbildungen mit einer hohen Zahl an Anbietern (z.B. Studium) kann man sich das Format aufgrund des hohen Angebotes meist auswählen, bei einigen sehr spezifischen Weiterbildungen (z.B. Notarfachwirt) muss man sich nach den Vorgaben der Anbieter richten.

Privat oder Öffentlich?

Die Entscheidung zielt hier eher auf richtige Studiengänge ab (d.h. Universität oder Fachhochschule). Der wichtigste Fokus liegt hierbei auf den Studiengebühren/Kosten. “Privatunis” (die übrigens alle FH ́s sind) kosten einen monatlichen Beitrag, öffentliche Hochschulen sind bis auf minimale Gebühren gratis. Private Hochschulen lassen sich weitaus besser mit einem Berufsleben vereinbaren, zumal alle für euch relevanten Studiengänge auch dort angeboten werden (außer vielleicht du möchtest Bio-Chemikerin werden). Die meisten greifen also zu einem Studium an einer privaten Hochschule, wenn es sich um eine Aufstiegsweiterbildung handeln soll. Alles was kein Studium ist (Fachwirte, Zertifikate usw.) ist im Normalfall privat organisiert und wird nicht kostenlos angeboten, hier erübrigt sich die Frage.

Spezifisch oder Allgemeinbildend?

Bei der Überlegung wo die Reise hingehen soll, sind wir auf der Zielgeraden. Du hast hoffentlich eine ungefähre Richtung im Kopf, wo du dich in 5 Jahren siehst. Wenn nicht ist das nicht schlimm, es ist aber wenig ratsam einfach irgendwas zu erlernen – du hast Zeit also nimm sie dir. Hierbei ist wichtig sich zu überlegen, möchte ich eine spezifische Weiterbildung machen, die nur für meinesgleichen geeignet ist (z.B. tiefe Spezialisierung im gewerblichen Rechtsschutz), die auf einen bestimmten Beruf abzielt (Personalreferentin) oder möchte ich mich allgemein halten und alle Türen offen lassen (z.B. Studium der Wirtschaftspsychologie). Das Gute ist, dass spezifische Weiterbildungen meistens nur maximal 1 Jahr berufsbegleitend dauern. Es wäre zwar Schade um die Zeit, es wäre aber nicht so dramatisch wie 4 Jahre das Falsche studiert zu haben. Eine spezifische Weiterbildung umsonst gemacht zu haben wäre somit ärgerlich, jahrelang etwas Falsches studiert zu haben eine Katastrophe.

Studium, Fachwirt oder doch nur ein Zertifikat?

An die Frage ob es allgemeinbildend oder spezifisch sein soll knüpft die Frage nach dem Abschluss an. Der Markt für Weiterbildungen ist so unfassbar komplex, wir brechen es auf wenige Grunddimensionen runter, um es überhaupt in drei Schubladen zwängen zu können. Die Einordnung dient einer ersten Orientierung, damit ihr wisst wonach ihr suchen müsst. Es gibt drei Gruppen: Zu den bekanntesten Arten zählen die Studiengänge und zwar Richtige, also Bachelor oder Master. Ein “Fernstudium” zum Personalreferent ist nicht das wovon Akademiker sprechen, wenn sie von Studium reden. Zweitens gibt es “Fachwirte” die sich dadurch auszeichnen dass meist eine bekannte Instanz dahintersteckt (IHK, RAK) mit einer hohen Verbreitung und einer guten Bekanntheit unter Arbeitgebern. Alle Weiterbildungen in diesem Kosmos dauern etwa 1,5 bis 2 Jahre. Die dritte Gruppe bilden die Zertifikate, ihr werdet gut ausgebildet – aber nur in einem Bereich (z.B. Online Marketing). Mit einem Studium seid ihr wesentlich flexibler einsetzbar, mit einem Zertifikat könnt ihr jedoch viel eher im Traumjob starten. Alle drei Hauptarten unterscheiden sich in den Dimensionen Dauer, Kosten, universelle Einsetzbarkeit und Anspruchsniveau. Wir schreiben auf dieser Plattform über verschiedene Weiterbildungen, die in Professional Services Firms oder im Assistenzberuf allgemein gerne gewählt werden. Vielleicht lasst ihr euch ja inspirieren.

moritzblog_redakteur

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