In Zeiten der Digitalisierung ist es zunehmend möglich klassische Jobs wie Assistentin oder Sekretärin Online auszuführen. Wir zeigen dir hier worauf es beim Berufsbild der Virtual Assistant ankommt und worauf du bei der Gründung deines Betriebes achten musst. 

Begriffsklärung 

Was macht eine virtuelle Assistentin genau? Grundlegend kann man sagen, sie übernimmt die Aufgaben einer Assistenz in virtueller Form, also ohne physische Präsenz am Arbeitsplatz. In diesem Artikel geht es nicht um eine Festanstellung im Home Office sondern um eine Selbstständige Tätigkeit als Assistentin von wo auch immer du arbeiten möchtest. 

Ursprünge der Virtual Assistant 

Der Gedanke sich als digitale Assistentin selbstständig zu machen entstand ursprünglich in den USA und wurde mit der Gründung von verschiedenen Freelancer-Portalen und Gig-Workern groß. Fähige Assistentinnen wollten sich nicht durch eine Festanstellung an ein Unternehmen binden sondern ihre Kenntnisse stundenweise und bedarfsgerecht verkaufen. Deutschland ist tendenziell eher ein Land der festangestellten Mitarbeiter aber auch hier nimmt die Zahl der selbstständigen Office Mitarbeiterinnen zu.

Was macht ein Virtual Assistant? 

Die Tätigkeiten einer virtuellen Assistentin hängen ganz von euren Skills ab, mit denen ihr euch selbstständig machen wollt. Eine besonders hohe Nachfrage gibt es nach diesen Tätigkeiten bzw. Aufgaben: 

• Erstellung von Schriftstücken 
• Schreiben nach Diktat oder Vorlage 
• Protokolle erstellen 
• Rechnungen erstellen 
• Präsentationen erstellen 
• Terminkoordination 
• Reiseplanung und Abrechnung 
• Digitalisierung von Notizen und Schriftstücken 
• Übernahme von Rechercheaufgaben 
• Abrechnungen von Mandaten

Du kannst also deine Aufgaben völlig frei wählen und auch nur anbieten was dir Spaß macht bzw. was dir liegt.

Jobs für Virtual Assistants 

Die klassischen Jobbörsen werden dir nicht helfen, denn du gehst keinen klassischen Arbeitsvertrag mit einem Unternehmen ein. Es geht hierbei vielmehr um Aufträge für Freiberufler bzw. Selbstständige. Es gibt verschiedene Plattformen, die spezielle Aufräge vermitteln oder euch die Möglichkeit geben, euch dort zu präsentieren. Früher oder später solltet ihr jedoch ein eigenes Netzwerk an Auftraggebern haben und mit wiederkehrenden Auftraggebern arbeiten. Das spart die Eingewöhnungszeit und man kann sich besser aufeinander einstellen. Die Rechtsanwaltskammern haben zum Beispiel eine eigene Jobbörse, in der freiberufliche Assistentinnen ihre Tätigkeiten anbieten. Wir wollen zudem über kurz oder lang auch eine Vermittlung von Jobs für virtuelle Assistenzen anbieten, tragt euch doch schon mal in den Newsletter ein.

Nebenjob als Virtual Assistant 

Hier wird es interessant, du kannst dir selbst aussuchen ob du hauptberuflich als Virtual Assistant tätig sein willst oder ob es nur ein gut bezahlter Nebenjob bzw. eine Nebenerwerbsselbstständigkeit sein soll. Durch die freie Zeiteinteilung ist der Beruf möglich in Vollzeit, Teilzeit oder nur für ein paar Stunden. Wenn du hauptberuflich als Assistentin in einem anderen Unternehmen arbeitest kannst du nicht ohne weiteres für einen Mitbewerber arbeiten. Du musst dir die Tätigkeit von deinem Arbeitgeber genehmigen lassen, üblicherweise erfolgt dabei auch ein Conflict Check.

Gehalt einer Virtual Assistant 

Ein klassisches Gehalt wird dir nicht ausgezahlt, du bist ja nicht angestellt. Du kannst vielmehr über deinen Stundensatz oder Festpreise dein “Gehalt” bei Stundenzahl X planen. Typischerweise rechnen virtuelle Assistenzen zwischen 33 und 37 Euro pro Stunde ab (Brutto). Du musst bedenken, dass davon Steuern und Kosten abgehen. Dieser Artikel dient nur als Übersicht, wir gehen noch viel vertiefter auf die Themen Steuern ein.

Home Office als Virtual Assistant 

Hier kommt der Clou, das Home Office ist zugleich das Regular Office. Du musst dir nicht extra Geschäftsräume, ein Büro oder einen CoWorking-Space anmieten. Das spart enorm Kosten, die so an die Kanzleien oder Beratungsunternehmen weitergegeben werden können. 

Wie fange ich an? 

Am besten startest du wenn du schon einen Kunden hast wie z.B. einen alten Arbeitgeber, der Lastspitzen verteilen möchte. Der Vorteil ist, dass ihr euch bereits kennt und ein ungefährer Umsatz planbar wird. Du kannst natürlich auch ohne ersten Kunden starten, die Anfangsinvestitionen sind gering. Als grobe Orientierung brauchst du: 

• Telefon 
• Computer 
• MS Office oder Google Docs Lizenz 
• Gewerbeanmeldung 
• Versicherungen (z.B. Berufshaftflicht) 

Optional sind natürlich weitere Features, die deinen Auftritt deutlich professioneller erscheinen lassen wie 

• Visitenkarten 
• Homepage
• Designte Unterlagen 
• Eigene Mail-Adresse 

Wir wünschen dir einen guten Start in die Überlegungen als Virtual Assistant durchzustarten.