Tätigkeiten und Aufgaben

Notare in Deutschland werden immer gebraucht wenn es darum geht, offizielle Dokumente wie Kaufverträge, Grundbucheinträge oder auch Scheidungen zu beurkunden. Die Abläufe sind hierbei sehr eng vorgegeben, weshalb ein außerordentlich gewissenhaftes Arbeiten nötig ist. Zu diesem Zwecke ist das Berufsbild des Notarfachangestellten entstanden, das bei notariellen Aufgaben die Sachbearbeitung im Hintergrund regelt. Als Notarfachangestellter erwarten dich zahlreiche Aufgaben, unter anderem:

• Du betreust Mandanten, klärst Rückfragen zu den Unterlagen, erstellst Abschriften von Urkunden und führst die zugehörigen Akten.
• Du unterstützt beim Entwurf von unterschiedlichsten Verträgen (z.B. Kauf- oder Eheverträge).
• Du überwachst den Terminkalender, koordinierst Termine und überwachst gesetzliche Fristen
• Du korrespondierst mit Gerichten, Behörden und Mandanten.
• Dich erwartet auch eine allgemeine Bürotätigkeit wie der Empfang von Mandanten, das Versiegeln von Dokumenten, Bearbeitung der Post, Bestellung von Büromaterialien usw.

Bei der Ausbildung zum Notarfachangestellten spielt Englisch fast keine Rolle. Die meisten Notariate beurkunden fast nur deutschsprachige Verträge. Große Notariate, die bei Unternehmenstransaktionen oder beim Ankauf von Immobilienportfolios beauftragt werden haben zwar Bedarf an englischsprachigen Mitarbeitern, gute Kenntnisse sind jedoch für eine Karriere nicht notwendig.

Voraussetzungen

Prinzipiell kannst du dich mit jedem Schulabschluss für eine Ausbildung zum Notarfachangestellten bewerben. In der Praxis wünschen sich viele Notariate Bewerber mit Abitur oder Fachabitur, eine mittlere Reife oder ein guter Hauptschulabschluss können bei einer überzeugenden Bewerbung dennoch ausreichen.

Es gibt zudem noch weitere Voraussetzungen, die sich jedoch eher auf deine eigenen Interessen beziehen. Du solltest große Freude am Arbeiten mit Gesetzestexten sowie schriftlicher Arbeit haben. Im Normalfall wirst du sehr viel schriftlich mit Behörden oder Mandanten korrespondieren, weshalb du ein gutes Sprachgefühl besitzen solltest. Du solltest ein paar Persönlichkeitsmerkmale und Kompetenzen mitbringen. Wenn du diese erfüllst, könnte die Ausbildung zur Notarfachangestellten durchaus etwas für dich sein:

Bewerbung

Es ist relativ leicht einen Ausbildungsplatz zu finden, solange man sich an ein paar Regeln hält. Sehr viele Notare wissen, dass der Nachwuchs nicht ausreicht und bilden deshalb selber aus. Einen Ausbildungsplatz findet ihr entweder über Jobbörsen bzw. die Bundesagentur für Arbeit, oft werden solche Stellen jedoch nicht in Portalen ausgeschrieben, weil die Anzeigen viel Geld kosten. Sehr treffsicher ist man, wenn man “Notar und Wohnort” in die Suchmaschine eingibt. Es kann sich durchaus lohnen sich die Notare, die Homepages und vielleicht sogar die Karriereseite in seiner Nähe einmal näher anzuschauen. Entweder findet ihr direkt einen Karriere-Bereich auf der Seite, oder ihr ruft einfach an. Fragen kostet nichts und ein Kollege aus dem Sekretariat gibt euch mit Sicherheit Auskunft, ob das Notariat ausbildet. Wir helfen ebenfalls gerne bei der Vermittlung von Ausbildungsplätzen, ​fragt uns einfach​. Die Notarkammern vermitteln euch zudem ebenfalls freie Ausbildungsplätze.

Nachdem einer oder mehrere Wunschausbilder identifiziert sind, müsst ihr eure Bewerbung auf den Weg bringen, die geschieht heute fast ausschließlich digital, Bewerbungsmappen sind sehr selten geworden. Den ersten Eindruck bekommt die Notarin, der Notar oder der Bürovorsteher von eurem Anschreiben. Wir würden euch gerne ein Anschreiben für die Ausbildung zur Notarfachangestellten zur Verfügung stellen, Erfahrungsgemäß werden diese aber zu häufig verwendet und landen dann direkt im Papierkorb. Nehmt doch gerne diesen ​Leitfaden zur Orientierung. Das Bewerbungsschreiben sollte eure Motivation für den Beruf beinhalten und eure Vorstellungen wiederspiegeln. Neben dem Anschreiben gehört ein Lebenslauf und eure Zeugnisse in die digitale “Bewerbungsmappe” (also E-Mail).

Bevor es zum Vorstellungsgespräch kommt wird der Notar oder die Notarin einen Blick auf euer Zeugnis werfen und wird sich insbesondere für eure Deutschnote interessieren sowie unter Umständen die Ergebnisse aus Wirtschaft & Recht. Wenn die Noten schlecht sind ist das kein K.O. Kriterium, stellt euch aber auf Rückfragen ein.

Gehalt in der Ausbildung

Der Lohn in der Ausbildung zum Notarfachangestellten ist abhängig von der Größe und der Region, in der ihr eure Ausbildung macht. Die Gehälter schwanken von 400 – 700 EUR im ersten Lehrjahr und steigern sich auf 500 bis 900 im dritten Lehrjahr. Andere Branchen zahlen mehr, die Gehälter können jedoch später, wenn ihr den Notaren auch einen echten Mehrwert bietet förmlich explodieren. Die Ausbildungsvergütung für Notarfachangestellte sollte somit nicht im Vordergrund stehen, im Zweifelsfall heißt es für drei Jahre die Zähne zusammenbeißen.

Gehalt nach der Ausbildung

Wir haben bei Notar-Fachkräften nahezu jedes Gehalt schon einmal sehen können. In einem Notariat das überwiegend größere Deals abwickelt wie Unternehmensverkäufe sind Gehälter von 80 – 100.000 EUR keine Seltenheit. Natürlich kann man dieses Gehalt nicht direkt nach der Ausbildung verlangen, es ist aber durchaus möglich auf so eine Position hinzuarbeiten. Nach der Ausbildung schwankt der Verdienst von Notarfachangestellten zwischen 2.000 und 3.000 EUR pro Monat. Berufserfahrene Kräfte kommen auf monatliche Gehälter von 3.500 bis 5.000 EUR – Steigerungen bis zu 8.000 EUR sind möglich (aber nicht die Regel). Es kann sich also durchaus lohnen Zeit und Mühe in die Ausbildung zu investieren.

Ablauf

Die Ausbildung zum Notarfachangestellten findet im dualen System, also dem Wechsel aus praktischer Ausbildung am Arbeitsplatz und Berufsschule, statt. Wir geben euch die wichtigsten Infos zum Ablauf der Ausbildung mit. Die Ausbildung zur Notarfachangestellten dauert drei Jahre und lässt sich verkürzen, wenn vorher bereits erfolgreich eine Ausbildung abgeschlossen wurde. Eine automatische Anrechnung von einem höheren Schulabschluss findet nicht statt. Eine Verkürzung ist bei besonders guten Leistungen ebenfalls möglich – hier lässt sich jedoch keine allgemeingültige Aussage treffen, da dies der jeweiligen Notarkammer eures Bundeslandes obliegt.

Im ersten Ausbildungsjahr sind die Inhalte mit denen der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten identisch, im zweiten und dritten Lehrjahr trennen sich die Wege da andere Kompetenzen vermittelt werden müssen.

Berufsschule

In der Berufsschule habt ihr verschiedene Fächer, die euch gut auf den Beruf der Notarfachangestellten vorbereiten. Der Lehrplan erstreckt sich über drei Jahre, wir zeigen euch, was euch in den einzelnen Unterrichtsfächern erwartet.

Erstes Lehrjahr

Ihr lernt die Grundsätze der Büropraxis sowie Büroorganisation kennen. Der Rahmenlehrplan gibt folgende Inhalte für das erste Lehrjahr vor.

• Beruf und Ausbildungsbetrieb präsentieren

• Arbeitsabläufe im Team organisieren

• Schuldrechtliche Regelungen bei der Vorbereitung und Abwicklung von Verträgen anwenden

• Ansprüche außergerichtlich geltend machen

Zweites Lehrjahr 

Im zweiten Lehrjahr wird deutlich mehr mit Gesetzestexten gearbeitet. Hier lernt ihr unter anderem Folgendes:

• Aufgaben im Personalbereich wahrnehmen

• Geschäftsprozesse erfassen, kontrollieren und bewerten

• Wirtschaftliche Einflüsse auf betriebliche Entscheidungen beurteilen

• Sachenrechtliche Regelungen bei der Auftragsbearbeitung anwenden

• Dienstordnungs- und beurkundungsrechtliche Vorschriften anwenden

• Kauf- und Überlassungsverträge für Grundstücke vorbereiten und abwickeln

Drittes Lehrjahr 

Im dritten und letzten Lehrjahr seid ihr dann tief in der juristischen bzw. notariellen Sachbearbeitung tätig und lernt Folgendes:

• Eintragung von Grundpfandrechten, Lasten sowie Beschränkungen vorbereiten und abwickeln

• Beurkundungen im Familienrecht vorbereiten und abwickeln

• Beurkundungen im Erbrecht vorbereiten und abwickeln

• Beurkundungen im Handels- und Gesellschaftsrecht vorbereiten und abwickeln

Prüfung

Nach 12 bis 18 Monaten müsst ihr die schriftliche Zwischenprüfung an eurer Notarkasse oder Notarkammer antreten. Die Zwischenprüfung hat keine Auswirkung auf eure Gesamtnote am Ende, es soll lediglich der Ausbildungsstand überprüft werden.

Einsatzorte

Als Notarfachangestellte arbeiten die meisten, wie es der Name schon sagt, in einem Notariat. Ein weiteres Szenario ist die Tätigkeit für einen Notar, der sich einer Rechtsanwaltskanzlei angeschlossen hat – im Grunde ist das Arbeitsumfeld aber dennoch sehr ähnlich. Nach einigen Jahren im Notariat ist ein Wechsel in eine andere Branche relativ schwierig, nicht weil man euch nicht braucht, wir haben eher ein “goldener Käfig”-Problem. Die Gehälter im Notariat können rasch steigen und man gewöhnt sich schnell an das hohe Lohnniveau, welches wiederum viele Unternehmen in der freien Wirtschaft nicht halten können. Weiter häufige Einsatzfelder sind in den Rechtsabteilungen von Unternehmen, da Notarfachangestellte sehr gute Rechtskenntisse haben und für die Anwälte eine echte Entlastung darstellen.

Zukunftsaussichten

Die Zukunftsaussichten für Notarfachangestellte sind seit längerer Zeit sehr gut. Die Zuarbeit darf nur von gelernten Notarfachangestellten erldedigt werden, es besteht somit nicht die Gefahr, dass Quereinsteiger euch den Job stehlen oder die Löhne senken. Die Nachfrage nach Fachkräften ist unter Notaren ungebrochen hoch, da auch in Zukunft viel beurkundet werden muss, ist auch die Auslastung und somit euer Job auf lange Zeit gesichtert.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Als Notarfachangestellte habt ihr zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, zum einen allgemeine Weiterbildungen, als auch Spezifische, die nur euch als Notarfachangestellten zugänglich sind. Auch hier sind pauschale Aussagen schwierig, da die Weiterbildungen von Bundesland zu Bundesland variieren.

In Bayern sowie Rheinland-Pfalz könnt ihr euch zum Inspektor im Notardienst weiterbilden. In ​Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen,Sachsen-Anhalt sowie Thüringen ist eine Weiterbildung zum leitenden Notarmitarbeiter möglich. Braunschweig, Bremen und Celle bieten den Notariatsfachwirt an, Berlin, Frankfurt am Main, Kassel den Notarfachwirt. In Hamm lässt sich der geprüfte Rechts- und Notarfachwirt ablegen, Koblenz, das Saarland und die rheinische Notarkammer bieten Weiterbildung zum Notarfachassistenten sowie Notarfachreferenten (zweite Stufe) an.

Spezialisierungen

Je größer das Notariat ist, desto größer sind auch die Chancen sich auf einen Fachbereich wie Gesellschaftsrecht zu spezialisieren. Der Wunsch nach Spezialisierung geht jedoch häufig vom Notariat aus, da auch genug Auslastung in einem Bereich da sein muss.

Arbeitszeiten und Urlaub

Die Frage nach dem Urlaub für Notarfachangestellte lässt sich nicht pauschal beantworten, da es bei jedem Arbeitgeber anders abläuft. Euch stehen mindestens 24 Tage zu, 28 bis 30 Tage sind jedoch die Regel. Gearbeitet wird, wenn nicht gerade Berufsschule ist, von 9 bis 18 Uhr, die Zeiten können sich jedoch auch verschieben, je nachdem wie euer Ausbilder verfügbar ist. Wenn ihr ausgelernt seid, sind die Arbeitszeiten manchmal etwas länger, hier zählt aber die Wahl des richtigen Arbeitgebers. Manche Notare versuchen ihre Mitarbeiter möglichst “produktiv” zu beschäftigen (viele Überstunden, möglichst wenig Mitarbeiter), andere wiederum stellen einfach zusätzliches Personal ein, um die Arbeitsbelastung pro Person gering zu halten.

Arbeitskleidung und Umfeld

Das Arbeitsumfeld ist als elegant und seriös zu bezeichnen. Notare haben verglichen mit Anwälten sehr häufig Mandantenverkehr, dementsprechend ordentlich müssen auch die Mitarbeiter aussehen – zumal sie häufig für den Empfang zuständig sind. Je nachdem welche Kleidervorschriften es gibt könnt ihr mit Hosenanzug/Anzug rechnen (selten), Stoffhose und Bluse/Hemd (häufig) oder einer freien aber doch gepflegten Kleiderwahl (sehr selten). Wer sich gar nicht mit Business-Kleidung anfreunden kann ist im Notariat eher schlecht aufgehoben.

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