Front Office Manager oder Empfangsmitarbeiterinnen sind das Aushängeschild eines jeden Unternehmens, weshalb hier großen Wert auf die Personalauswahl gelegt wird. Wir erklären euch worauf es ankommt und wie es nach dieser Einstiegsposition für euch weitergehen kann.  

Was macht ein Front Office Manager?

Als erster Kontaktpunkt für alle Besucher und oft auch die eigenen Mitarbeiter ist das Front Office einer der wichtigsten Orte im Unternehmen. Das Aufgabenprofil kann von der einfachen Empfangsdame die nur lächeln muss bis hin zur kleinen Office Managerin reichen. Am wichtigsten ist für den Front Office Manager der Empfang und die Bewirtung von Gästen/Mandanten oder externen Dienstleistern. Anrufer, deutsch oder englischsprachig, landen zuerst am Empfang und müssen von euch an den jeweiligen Kollegen verteilt werden. Die Konferenzräume werden oft zentral über den Empfang gebucht, weshalb ihr für die Terminkoordination verantwortlich seid und die Räume vor- und nachbereitet. Dazu gehört z.B. eine Ausstattung mit Getränken oder einer Flipchart. Bei größeren Veranstaltungen sorgt ihr gemeinsam mit Kollegen aus dem Office Management oder aus dem Event Management für einen reibungslosen Ablauf. Die Ein- und Ausgangspost, Pakete und Kuriersendungen werden von euch angenommen oder aufgegeben. Am Empfang übernehmt ihr zudem das gesamte Bestellwesen für den Standort wie Getränke, Papier oder sonstiges. Des Weiteren koordiniert ihr externe Dienstleister wie Haustechniker oder Putzfirmen.

Wie ihr seht ist eine Empfangsposition durchaus anspruchsvoller, als man es auf den ersten Blick erwarten könnte. Bei vielen Beratungen gibt es ein mehrköpfiges Empfangsteam, das zu unterschiedlichen Uhrzeiten startet – so ist der Empfang auch bis Abends immer besetzt. Anders als im Hotel ist jedoch meist um 18:00h Schluss und nur in sehr selten Ausnahmefällen wird bis in die Nacht hinein gearbeitet. Bei Beratungen die sehr wenig Publikumsvekehr haben ist es auch möglich, dass der Empfang ein regulärer Arbeitsplatz ist und ihr zusätzlich die Aufgaben des Empfangssekretärs macht, in den Fällen, wenn mal ein Mandant kommt.

Wie werde ich Front Office Manager?

Besonders komplex sind die Zugangsvoraussetzungen für Front Office Manager nicht, zumindest nicht im direkten Vergleich mit anderen Positionen in Beratungsunternehmen und Kanzleien. Praktisch bewirbt sich jedoch überwiegend eine Zielgruppe auf Front Office Positionen, das sind zum einen Mitarbeiterinnen aus der Hotellerie und Stewardessen. Beide Berufsgruppen eint, dass sie über eine hohe Serviceorientierung und ein sehr freundliches Auftreten und zudem ein gepflegtes Erscheinungsbild haben. All diese Anforderungen sind wichtig für den Job am Front Office. Ebenso attraktiv ist für die Hotellerie- und Stewardessen-Gruppe das Angebot der Unternehmen. Am Empfang hat man geregelte Arbeitszeiten, arbeitet in einem festen Team, arbeitet nicht mehr Nachts und am Wochenende und hat zudem mittelfristig sehr gute Aufstiegsmöglichkeiten.

Wieviel verdient ein Front Office Manager?

Der Verdienst ist in einer regulären Empfangsposition (ohne Führungsverantwortung und Zusatzaufgaben) nicht überragend, die Vorteile in den Arbeitszeiten überwiegend für viele Bewerberinnen. In der Praxis sind Monatsgehälter von 1.800 bis 2.200 möglich, sehr selten verdient jemand über 2.500 EUR pro Monat. Der Grund ist, dass es eine hohe Nachfrage nach diesen Positionen gibt und so die Gehälter gedrückt werden. Ein bisschen besser vergütet sind Jobs mit unattraktiven Schichten wie ein Spät/Abend-Empfang, der im Normalfall von Bewerbern weniger nachgefragt wird und die Preise treibt.

Wo arbeiten Front Office Manager?  

Nahezu jedes Beratungsunternehmen mit eigenem Büro verfügt über einen eigenen Empfangsbereich. Die Positionen können jedoch von Unternehmensgröße und Standort in der inhaltlichen Ausgestaltung stark abweichen. Konstellationen wie die alleinige Empfangsverantwortung, Teamassistentin mit Empfangsaufgaben oder ein mehrköpfiges Front Office Team wurden alle schon umgesetzt. Im Einzelfall solltet ihr abwägen, ob das Unternehmen wirklich eine Visitenkarte des Hauses sucht oder nur eine einfache, austauschbare Empfangsdame.

Entwicklungsmöglichkeiten für Front Office Mitarbeiter

Die Entwicklungsmöglichkeiten könnten vielfältiger nicht sein und können in jeder der hier beschriebenen Positionen enden. Der Job des Front Office Managers ist meist nur ein Start in der Bürowelt und bietet euch die Zeit sich zu aklimatisieren. Nicht selten finden Empfangsmitarbeiter Freude an ihrem Umfeld und bleiben dem Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens treu. Typische weitere Betätigungsfelder wären dann die Empfangsleitung oder die Leitung eines Hospitality Bereichs wie Mandantenbetreuung. Alle anderen wechseln früher oder später in eine Assistenzposition und arbeiten sich intern in neue Positionen hoch.

Zukunftsaussichten

Die Zukunftsaussichten sind positiv, da es bereits heute ohne Probleme möglich wäre, den Empfang zu ersetzen – dennoch macht es keiner. Eine technische Machbarkeit demonstriert eine große Fastfoodkette, die mit ihren Bestellterminals die menschliche Interaktion unnötig macht. Und dennoch, trotz Möglichkeit, sitzen an jedem Empfang immer noch echte Menschen aus Fleisch und Blut. Denn Menschen wollen von Menschen empfangen werden und Unternehmen geben für eine freundliche und kompetente Betreuung ihrer Gäste und Mandanten auch in Zukunft gerne weiter Geld aus. Der Job ist somit ziemlich sicher vor Digitalisierung und Rationalisierung.

Schlüsselkompetenzen

Am Rande wurde bereits erwähnt, dass für den Empfang eine ausgesprochene Serviceorientierung nötig ist – wir sprechen natürlich von gehobenen Empfangspositionen, jeder hat schließlich seine eigenen Erfahrungen machen dürfen. Ihr solltet des Weiteren über ein freundliches Auftreten und gepflegtes Erscheinungsbild verfügen. Erste Kenntnisse in der Büroorganisation helfen, sind aber nicht zwingend nötig. Das gleiche gilt für Microsoft Office Kenntnisse, die ließen sich jedoch auch kurzfristig in einem Schnellkurs erlernen – fürchtet euch nicht.