Die Berufsbezeichnung Teamassistenz wird häufig und für verschiedene Tätigkeitsfelder verwendet. Wie beleuchten hier die klassische Teamassistenz in ihrer häufigsten Ausprägung in Professional Services Firms. In anderen Branchen können die Beschreibungen auch abweichen.
Was macht eine Teamassistentin?
Die Tätigkeiten einer Teamassistentin können stark abweichen, da Unternehmen Aufgaben gerne bündeln und einer Person übertragen. Es gibt einige wiederkehrende Aufgaben, die man recht häufig antrifft. Manche Unternehmen Grenzen die Rolle nicht von der Partnerassistentin oder Executive Assistant ab, weshalb inhaltliche Wiederholungen möglich sind. Im Normalfall ist die Rolle der Teamassistenz die erste Gelegenheit sein Organisationstalent unter Beweis zu stellen. Statt für einen Partner seid ihr zunächst für ein größeres Team (häufig 20 – 50 Personen) zuständig. Die Aufgaben sind vielseitig, gehen dafür aber häufig nicht in die Tiefe. Es erwartet euch mit Sicherheit die Abwicklung von Geschäftskorrespondenzen (per Post und per Mail), die Führung von Akten, Terminkoordination und Reiseplanung, Auftrags- und Kundenanlage in Datenbanken und die Erstellung von Präsentationen oder Schriftsätzen. Häufig seid ihr der erste Kontaktpunkt für Anrufer in der Abteilung, nehmt das Anliegen auf und verbindet mit dem richtigen Kollegen. Ihr seid zudem für die Planung von Telefonkonferenzen und Meetings verantwortlich. Oft überträgt man euch die Reisekostenabrechnung. Es kommt auch vor, dass eine Position als Partner- und Teamassistentin ausgeschrieben wird. Hier müsst ihr gut abschätzen, wie groß der Betreuungsaufwand wird. Häufig arbeitet ihr zudem mit mehreren Assistenz-Kolleginnen im gleichen Team und unterstützt euch gegenseitig.
Wie werde ich Teamassistentin?
Die Teamassistenz ist häufig eine Einstiegsposition im Sekretariatsberuf. Beim Anforderungsprofil kommt es stark auf die Wünsche des Unternehmens an, unterschiedliche Ausbildungswege münden in der Teamassistenz. Da in dieser Funktion eine hohe Serviceorientierung und überdurchschnittliche Freundlichkeit gebraucht werden, starten häufig Hotelfachfrauen, Hotelfachmänner oder Absolventen von Tourismusstudiengängen als Teamassistenzen durch. Relativ häufig sieht man auch Sprachwissenschaftler wie Absolventen der Germanistik oder Anglistik in der Teamassistenz, da diese aufgrund eines guten Sprachgefühls mit gehobener Klientel stilsicher korrespondieren können. Eine weitere Gruppe machen Absolventen von kaufmännischen Ausbildungen wie Bürokauffrau aus. Da in Beratungsunternehmen wie großen Rechtsanwaltskanzleien, Unternehmensberatungen oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften häufig ausländische Mandanten betreut werden, sind Fremdsprachenkenntnisse, überwiegend Englisch, ein wichtiges Kompetenzmerkmal. Insbesondere diese Unternehmen buhlen um die Gunst von Fremdsprachenkorrespondentinnen und Dolmetschern für ihre Teams. Generell sind Unternehmen offen für organisationsstarke und serviceorientierte Quereinsteiger.
Wie viel verdient eine Teamassistentin?
Die Gehälter für Teamassistenzen richten sich sehr stark nach der tatsächlichen inhaltlichen Ausprägung. Je nach Region rangieren die Einstiegsgehälter zwischen 2.500 und 3.000 Euro pro Monat und können je nach Komplexität auf bis zu 5.000 Euro und mehr steigen. Häufig sind jedoch dann inhaltliche Veränderungen zur Partner- oder Geschäftsführerassistenz nötig um derartige Gehälter zu schaffen.
Wo arbeiten Teamassistentinnen am häufigsten?
Die Rolle der Teamassistenz wird von vielen Unternehmen nachgefragt – wenn nicht sogar von fast jedem Unternehmen. Wie der Name bereits suggeriert hat das Unternehmen so viele Mitarbeiter, dass es Teams bilden kann. In der Praxis findet man diese Funktion etwa ab 50 – 100 Mitarbeitern, häufig gibt es zudem noch die höhere Karrierestufe Partnerassistenz bzw. Executive Assistant. Besonders Unternehmen, die aufgrund ihres Geschäftsmodells “Beratung” viel zu organisieren haben, greifen gerne auf die Kompetenzen von Teamassistenzen zurück. Dazu zählen Rechtsanwaltskanzleien, Steuer- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Unternehmensberatungen, Family Offices und Private Equity Häuser. Wenn ihr nach Stellen sucht, lasst euch nicht abschrecken. Häufig tragen diese Zusatztitel wie Teamassistenz Capital Markets and Risk Advisory. Wenn ihr vorab nichts davon versteht ist das kein Beinbruch. Diese Stellen sind oft konzipiert für Einsteiger, weitere Kollegen lernen euch zudem häufig ein. Und für das fachliche ist sowieso euer Team zuständig.
Welche Entwicklungsmöglichkeiten haben Teamassistentinnen?
Die Teamassistenz ist für viele Neueinsteiger in der Beratungs- oder Sekretariatswelt die erste, aber nicht die letzte Position. In der Praxis zeigen sich in Unternehmen zwei überwiegend favorisierte Karrierewege auf. Die meisten entscheiden sich für eine Fachkarriere mit einer tieferen Spezialisierung auf den Assistenzberuf. Der nächste Karriereschritt wäre der Wechsel in eine Funktion als Partnersekretärin oder Executive Assistant. Je nach Ausgestaltung der Führungsstruktur des Unternehmens ist zudem die Assistenz einer besonderen Führungskraft wie des Standortleiters, Praxisgruppenleiters oder Deutschlandchefs möglich. Der alternative Karrieretrack ist der Wechsel in einen der Business Services Bereiche wie Personal, Marketing oder Finanzen. Diese Positionen sind jedoch eher selten und ein Quereinstieg ist kein Selbstläufer. Es kommt häufig vor, dass fähige Assistenzen von Mandanten abgeworben werden und bei den Kundenunternehmen als Vorstandsassistentin starten.
Perspektiven
Ein Wechsel in eine Teamassistenz-Rolle geht relativ schnell und Bedarf wenig Vorbereitung. Die Nachfrage nach Assistenzen ist in Beratungsunternehmen und auch in der restlichen Wirtschaft hoch. Lange Vorqualifikationen müssen nicht erworben werden. Wichtig ist jedoch, Job ist nicht gleich Job. Es gibt auch Unternehmen die einfach undankbare Aufgaben abladen oder schwierige Führungskräfte Assistenzen verheizen lassen, hinterfragt also kritisch die mögliche neue Traumposition.
Die langfristigen Aussichten sind sehr gut, auch wenn sich manche Aufgaben automatisieren und digitalisieren lassen. Das Aufgabenfeld ist so vielseitig und komplex, dass sich der Job nicht ohne Weiteres ersetzen lässt. Auch langfristig wird es eine Nachfrage nach fähigen Teamassistenzen geben, da Menschen naturgemäß gerne mit anderen Menschen arbeiten. Ganz langfristig solltet ihr sowieso nicht planen, da die Rolle der Teamassistenz wie schon erwähnt meist eher eine Zwischenstation vor der nächsten Position ist.
Schlüsselkompetenzen
Die wohl wichtigste Kompetenz ist echtes Organisationstalent. Da an einem Arbeitstag viele Kollegen von dir etwas wollen wird es wichtig seine Aufgaben zu priorisieren, zu parken oder auch zu delegieren. Wichtig ist, dass du mittelfristig auf jeden Fall selbstständig Arbeiten und mitdenken kannst. Nichts ist nerviger als eine Assistentin, die durch zahlreiche und sich wiederholende Rückfragen mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die Aufgaben einfach selber zu erledigen. Du solltest dich zudem sehr gut schriftlich wie mündlich ausdrücken können, Rechtschreib- und Grammatikfehler sind in diesem Job ein absolutes No Go.
Andere Bezeichnungen
In den Jobbörsen tauchen immer wieder andere Job Titel auf. Geläufig sind auch Team Assistant, Case Team Assistant oder eine andere Kombination vergleichbarer Wörter. Beim genaueren Betrachten der Anzeige seht ihr ganz gut ob es sich eher um eine Position für Einsteigerinnen handelt oder erfahrene Assistenzen.
