Auch als Sekretärin ist es möglich eine Führungskarriere zu starten. Gerade Beratungsunternehmen, die eine große Zahl an Assistenzen beschäftigen haben entweder Teamleiter oder Head Of-Funktionen. Was es damit auf sich hat erfahrt ihr hier.

Tätigkeiten

Dieses Tätigkeitsprofil befasst sich mit der Führungsrolle im Sekretariatsberuf im Allgemeinen. In Professional Services Firms finden sich zwei Berufsbilder wieder, die an dieser Stelle gemeinsam erklärt werden. Am häufigsten ist eine Rolle als Teamleitung anzutreffen, die in der inhaltlichen Ausgestaltung nicht unterschiedlicher sein könnte. In einer Teamleitungsfunktion müsst ihr häufig mit gutem Beispiel voran gehen, also wissen was das Team auch bearbeitet. Diese Leitungsfunktion kann prinzipiell jedes Team umfassen, weshalb die von euch abverlangten Tätigkeiten auch stark abweichen können. Meist werdet ihr für eine bestimmte Fachexpertise verwendet, also z.B. der Leitung des Bereichs Insolvenzsachbearbeitung. Eine weitere Karriereoption ist eine Funktion die häufig als Head of Secretarial Services bezeichnet wird – hierbei handelt es sich oft um eine standortgebundene, organisatorische und manchmal auch disziplinarische Leitungsfunktion für alle am Standort arbeitende Sekretäre. In dieser Funktion delegiert ihr Aufgaben, stimmt Schichtpläne ab, kümmert euch um die Personalbedarfsplanung und erarbeitet Personalkonzepte mit der Personalabteilung. Die Head of- Funktion ist häufig eher koordinierend und weniger fachlich geprägt. Je nach Organigramm des Beratungsunternehmens kann die Teamleitungs- und Head of-Funktion auch identisch sein.

Wie werde ich Teamleiterin im Sekretariat?

Eine Führungskraft für Assistenzen benötigt viel Rückhalt aus den eigenen Reihen und kommt daher selten von außen. Um das nötige Standing gegenüber jüngeren und manchmal auch älteren Kolleginnen zu entwickeln ist eine gewisse Seniorität nötig, solche Jobs werden somit selten von Absolventinnen besetzt. Aus politischen Gründen wird so eine Position auch manchmal direkt einer der dienstältesten Kolleginnen angeboten, hierauf kann man schwer hinarbeiten. Durch geeignete Weiterbildungen kann man sich bei der Suche nach einer Führungsposition jedoch besser positionieren. Bei einer Teamleitungsrolle, in der ihr auch fachlich arbeitet, ist es wichtig eine der am besten ausgebildeten Kolleginnen zu sein. Durch dieses Fachwissen könnt ihr immer mit gutem Beispiel voran gehen und als Mentorin fungieren. Auf so eine Expertenfunktion kann man nur hinarbeiten, indem man jede Weiterbildung im jeweiligen Fachgebiet mitnimmt. Für eine Führungsrolle gibt es spezielle Führungstrainings und Personalentwicklungsmaßnahmen für angehende Führungskräfte. Fairerweise muss gesagt werden, dass niemanden die Führung für alle Assistenzen übertragen wird nachdem er einen Lehrgang besucht hat. So eine Leitungsfunktion braucht auch hohes Vertrauen der Führungskräfte und Partner.

Wie viel kann man als Führungskraft im Sekretariat verdienen?

Es lassen sich keine professionellen Schätzungen treffen, da Führungsrollen im Sekretariatsberuf nicht allzu sehr verbreitet sind. Wer sich gut verkauft und hilft eine Abteilung aufzubauen kann auch ohne Englischkenntnisse in einer C-Lage wie Duisburg knapp 80.000 EUR verdienen um ein Beispiel zu nennen. Im Umkehrschluss ist auch nicht gesagt, dass für die Zusatzaufgabe auch eine zusätzliche Vergütung gezahlt wird. Viele Beratungsunternehmen sind sehr auf den Produktivitätsgedanken fokussiert und versuchen ihre bestehenden Ressourcen zu optimieren durch bessere Auslastung. An dieser Stelle können wir euch leider nicht mit einer Gehaltsspanne dienen.

Wo zu finden

Wie bereits erwähnt sind diese Positionen eher selten anzutreffen. Eine Head Of-Funktion lässt sich in sehr großen Organisationen finden, die zwischen 50 und 200 Assistenzen an einem Standort beschäftigen. Die Teamleitungsfunktion kann es überall geben, auch bei Arbeitgebern, die insgesamt nur 4 Assistenzen beschäftigen. Hier hilft es also einfach die Augen offen zu halten.

Entwicklungsmöglichkeiten

Es gibt verschiedene Entwicklungsmöglichkeiten, die überwiegend von den eigenen Präferenzen abhängen. Gar nicht selten ist ein „Downgrade“ in eine Position als Partnersekretärin, da nicht jeder Spaß an der Führungsfunktion hat. Da die Führungsposition nicht zwangsläufig mit einer guten Vergütung einhergeht ist ein Downgrade zur regulären Assistenz mit einem deutlichen Gehaltsplus bei einem Wechsel des Arbeitgebers ebenfalls ein möglicher Karriereweg. Als Leiterin des Sekretariatsbereichs ist ein weiter Aufstieg in der Hierarchie schwierig, weil danach schlichtweg selten noch eine übergeordnete Instanz kommt. Wenn ihr Führungserfahrung bewiesen habt und über zusätzliches Know How verfügt (z.B. Finanzen, Personalwesen, Marketing) ist als nächster Schritt auch eine Anstellung als Office Manager möglich – einer der am heißesten begehrten Positionen in Professional Services Firms.